Как крупной сетевой логистической компании по экспресс-доставке грузов увеличить прибыль с помощью удаленного обучения и аттестации персонала, благодаря внедрению Linoza Knowledge Base

Цели проекта

Дабы логистическая компания смогла выполнять свою миссию, качественно работая с клиентами, важно, чтобы сотрудники соблюдали стандарты обслуживания, корпоративную этику. Поэтому немаловажное значение для компании имеет скорость и качество обучения новых работников. Ведь любая организация постоянно расширяется, кадры меняются: кто-то покидает компанию, кто-то идет на повышение. А ведь от грамотных действий сотрудников, их квалификации напрямую зависит имидж и доход компании. Это ключевой актив компании, который должен слаженно и продуктивно работать.

К нам обратилась руководитель отдела развития одной из крупных логистический компаний, которая осуществляет экспресс-доставку грузов внутри страны и за её пределами. Сеть отделений насчитывает 620 отделений. Это один из лидеров в своем сегменте в Украине. Понимая важность внедрения ПО для оптимизации бизнес-процессов, руководитель отдела развития поставила перед нами задачу: создать эксклюзивный продукт — единую инфосистему, где бы безопасно хранилась и обновлялась обучающая информация для персонала всей компании. Решение будет инструментом контроля над уровнем корпоративных знаний и компетенцией ключевых должностей (грузчик, кладовщик, оператор, руководитель отделения и т.д.), а также основой для мотивации и развития персонала.

Задача ПО — закрывать следующие вопросы:

  • единое защищенное хранение данных, без возможности несанкционированного копирования и распространения информации;

  • своевременное поступление информационных материалов(знаний), актуализация их в систематизированных тематических каталогах;

  • безопасное хранение, оперативное обучение и предотвращение утечки информации для получения знаний: ограничение доступа пользователей только с определенных устройств и в конкретный временной промежуток;

  • администратор должен легко настраивать доступ с любого удобного ему гаджета, удалять ушедших сотрудников либо добавлять доступ прибывшим;

  • система должна анализировать уровень компетенции работников на основе тестирования;

  • решение должно было работать на низких скоростях интернет-каналов, иметь интуитивно понятный интерфейс;

  • в системе пользователь должен работать с текстовой информацией, аудио- и видеофайлами.

Ранее вопрос у спонсора проекта решался хаотично:

  • Обучающие материалы и корпоративные знания передавались, как в народных сказках, — из уст в уста. Соответственно, результативность такого способа коммуникации в процессе обучения была под большим сомнением.

  • Инструкции распечатывались, а затем выдавались на руки обучаемому, но определить, ознакомился ли он с требуемой информацией, насколько он ее усвоил, было крайне сложно.

  • Плюс материалы, которые являются интеллектуальной ценностью компании, могли «уходить» вместе с работником. Из-за отсутствия системного подхода и средств автоматизации процесса, потеря данных представляла серьезную проблему.

  • Использование привычных сетевым компаниям инструментов коммуникации — электронной почты и мессенджеров — также не решало данную проблему, а, скорее, усугубляло её. Данные каналы имеют немаловажные минусы, и уже изжили себя. Они не защищены от действий хакеров, которые могут легко получить доступ к конфиденциальным данным. Бывает, что электронные письма или сообщения случайно или намеренно удаляют сотрудники. Часто сообщения блокируются, а письма попадают в спам или не доходят к адресату. Данные механизмы как средства коммуникации несут слишком много рисков для компаний.

Необходимость в системном программном решении, где были бы приняты максимальные меры безопасности по защите информации, была высокой. Это был приоритет № 1.

Описание проекта

Проект создавался совместно с руководителем отдела развития заказчика. Она принимала активное участие, помогая инженер-программисту корректировать ПО под специфику предприятия.

Процесс проходил по следующим этапам:

  • согласование требований;

  • адаптация продукта;

  • наполнение информацией.

Оптимальной платформой для создания системы «Электронный университет» стала собственная разработка нашей команды Linoza Knowledge Base, работающая на основе open source решений. Для каждой из должностей был создан определенный набор знаний: инструкции, видеоуроки, обучающие материалы, которые затем разбили на тематические разделы для каждой из должностей, чтобы материал легче усваивался.

Вид обучения в системе разделен на такие виды:

  • первичная учеба: новый работник ознакамливается с большим объемом информации;

  • вторичное обучение: произошли изменения в организации, и персонал должен быть осведомлен вовремя и в полном объёме;

  • тестирование: когда проверяется насколько работник соответствует занимаемой должности или как он запомнил материал.

Вопрос хранения и доступа к информации решился так:

  • Права доступа решено выдавать на определенные категории знаний и для конкретных работников.

  • Пользоваться решением можно только в отделении, что позволяет аккумулировать данные без риска их утечки.

  • У каждого пользователя есть свой логин и пароль, который дает возможность входить в систему по определенному IP-адресу на конкретное время.

В итоге: спонсор проекта получил эффективный инструмент, который полностью соответствует их ожиданиям.

Ключевые факторы проекта

Linoza Knowledge Base выполняет функции обучения, ознакомления и оценки знаний. Периодически команда Linoza выполняет сервисные работы по требованию. Администратор базы знаний настраивает фильтры, высылает напоминания о необходимости ознакомления или тестирования. К каждому виду знаний прописываются поисковые теги, что сокращает количество времени на поиск нужной информации, делая его удобным.

Теперь, когда открывается новое отделение, у сотрудников уже есть нужные материалы, поэтому время на их адаптацию значительно сократилось. Плюс, если работник вступает в новую должность, он оперативно получает необходимую информацию и быстрее сможет выполнять свои обязанности.

Результат работы

По разработанному бизнес-процессу методист наполняет базу определенными материалами. Затем он ставит задачу определенному работнику — изучить информацию согласно его должности. Фильтры настраиваются так, чтобы обучение назначалось в разрезе департаментов, должностей или конкретно по фамилии.

Как в решении происходит ознакомление кладовщика, например, с новым видом упаковки:

  • материал выкладывается в соответствующий раздел;

  • определяется временной промежуток, когда требуется пройти обучение;

  • после того, как истекает время на ознакомление, проходит тестирование;

  • проверка знаний проходит на отделении, где на нее дается определенное время и количество попыток;

  • система выводит результат тестирования, на основании которого делается вывод об уровне знаний.

В итоге становится понятно:

  • требуется ли дополнительное обучение этого сотрудника;

  • тестируемый превзошел все ожидания и, возможно, ему требуется развитие и повышение в должности;

  • с работником придется расстаться.

Кроме этого, результат тестирования влияет на систему оплаты труда. Соответственно, такая сертификация с помощью Linoza Knowledge Base влияет на мотивацию: кто прошел выше 85%, например, получает премию.

Решение успешно работает. Оно является простым в администрировании, его легко модифицировать, лишний функционал отсутствует. Это эффективное кастомное ПО, которое безупречно выполняет задачи, связанные с информированием, контролем в обучении и аттестации кадров в разрезе подразделений и должностей. Тестирование с помощью Linoza Knowledge Base проводится теперь для всех сотрудников. Благодаря ПО, специалисты по персоналу точно знают, что вся информация вовремя, в полном объеме и адресно поступает к каждому работнику. В результате — персонал меньше допускает ошибок. А для компании, где сильное влияние человеческого фактора, этот вопрос непосредственно касается прибыли.

Плюс решена проблема безопасности данных: методические материалы хранятся в едином пространстве, на которое не влияет работа персональных компьютеров и т. д. Также их нельзя распечатать, скопировать или скачать.

Система стала основным инструментом для внедрения общих стандартов в обслуживании, что повысило лояльность клиентов и, соответственно, прибыль. Спонсор проекта не только многократно окупил свои затраты, но и оградил себя от будущих финансовых потерь.

Linoza Knowledge Base — это решение, которое крайне необходимо не только крупным сетевым компаниям, но и небольшим организациям. Ведь проблемы отсутствия безопасных способов хранения информации, контроля над удаленным тестированием и обучением персонала внутри предприятия не теряют актуальности.

Ссылки на публикации/примеры/отзывы

...

Отзыв на сайте https://linoza.com/ от Юлии Довженко, руководителя группы внедрения компании «Ин-Тайм»

Что говорят наши пользователи

photo Дмитрий Прыймак Data Group, Аналитик компьютерных систем

Проект заключался в переносе  исторических данных за 15 лет и оптимизации инвентарной системы. Перед нами стояла достаточно нестандартная задача и на рынке найти надежного исполнителя было нелегко.

По рекомендации наших партнеров решили обратиться в компанию Linoza, представители которой детально изучили вопрос и приняли решение о старте работы над проектом. Проект длился почти 11 месяцев и на данный момент успешно внедрен. Стоит отметить, что профессиональный и клиенториентированный подход со стороны Linoza способствовал слаженной работе, не смотря на то, что по ходу возникали непредвиденные ситуации.

Оптимизация процессов во время проектов позволила нашей компании поднять на поверхность узкие места в операционной работе и дала возможность их устранить. Могу отметить, что теперь работа для сотрудников и партнеров компании будет намного прозрачнее за счет удобного доступа к информации. Эффективность выполнения некоторых операций выросла в разы, что влияет на качество и дает дополнительный резерв рабочего времени.

Смело могу рекомендовать Linoza как надежного партнера и надеюсь на успешную реализацию совместных проектов в будущем!

photo Антон Архипенко CEO – #beiqtoday

Наша компания – производитель энергосберегающих оконных систем. Чтобы расширить канал сбыта и более масштабно решать вопросы энергоэффективности по всей Украине, нам необходимо было современное IT решение, которое сводило бы к минимуму временные затраты на оформление всех этапов сделки. Комплексное программное обеспечение должно было позволить нашим клиентам фактически за один визит к дилеру подобрать оконную систему, получить кредит и начать процесс компенсации по программе IQ Energy.

Команда Linoza оказала нам консалтинговые услуги в построении такой бизнес-модели, реализовала её процессуальную часть на практике, что ускорило организацию канала продаж. Конкретно под наши задачи было создано программное обеспечение с интуитивно понятным интерфейсом. Автоматизация процесса, которую осуществили разработчики компании Linoza, дала нам отлаженный механизм для выхода на новый уровень в обслуживании клиентов. Кроме этого, снизились временные затраты, а, благодаря авторским решениям Linoza Task Tracker и Linoza CRM, стало возможным четкое вертикальное и горизонтальное управление внутри дилерской сети.

В короткие сроки мы получили готовый эксклюзивный программный продукт, который помогает нам качественно проводить сделки и обслуживать клиентов, а также позволяет слаженно коммуницировать между собой всем участникам сделки, подразделениям компании, значительному числу дилеров по всей Украине. При этом решение работает на всех девайсах, где есть браузер.

Работает команда Linoza быстро, качественно, творчески, глубоко вникая в процесс. Благодаря консалтингу и программному обеспечению, которое разработала для нас Linoza, мы получили существенное конкурентное преимущество, вывели на рынок абсолютно новый продукт на рынке энергосберегающих технологий. Наше успешное сотрудничество продолжается и сегодня.

photo Павел Тодоришин Руководитель группы внедрения компании Медлайф

Я, как руководитель проекта от компании заказчика знаю, что повысить уровень медицинских услуг и выйти на рынок с новаторскими изменениями сложно, если начать делать ошибки вначале пути. Учитывая нашу специфику, цена за погрешности вообще высока — это здоровье и жизнь пациентов. Было сразу понятно, что оказывать максимально качественные услуги и вести точный учет без разработки индивидуального комплекса адаптированных типовых решений автоматизации нам точно не обойтись. И здесь крайне важно не ошибиться с выбором партнера-разработчика: все автоматизированные системы должны действовать как единый информационный организм, где исключена возможность появления ошибок. Время и ресурсы должны быть оптимально использованы и направлены только на потребности клиента, что, соответственно, прямо пропорционально способствует увеличению прибыли компании.

Решить эти важные задачи и повысить эффективность работы лаборатории, а также гарантировать точность исследований нам помог комплексный подход компании Linoza. Нам предложили необходимое программное обеспечение, а также грамотный консалтинг, позволивший оптимизировать все ресурсы компании.

Мы получили надежную комплексную информационную систему с точными регламентами управления процессами в лаборатории, с грамотно разработанной архитектурой и комплексным сопровождением опытных специалистов Linoza. Я очень доволен сотрудничеством и уже значительно ощутил позитивные результаты от внедрения проекта компании Linoza.

Наше сотрудничество с Linoza плодотворно и успешно. Это настоящий партнер, команда квалифицированных специалистов, компетентно и оперативно решающих задачи любой сложности. Для команды Linoza нет ничего невозможного!

photo Виктория Нужная Основатель компании Бухгалтер Онлайн

Наша компания предоставляет бухгалтерские услуги для ОСМД и ЖСК в г. Киеве и г. Запорожье. Комплексное ведение бухгалтерского учета и анализа финансово — хозяйственной деятельности в данной сфере невозможно вести без программного обеспечения, учитывающего нюансы и специфику. Ведь должны приниматься к сведению не только изменения в законодательстве Украины, но и стандарты в предоставлении льгот и субсидий, которые в разных городах имеют свои отличительные особенности.

Компания Linoza провела глубокий системный анализ и доработала существующее программное решение, объединив его с другими в единую информационную автоматизированную систему. Это позволило нам ускорить качественную работу по обслуживанию домов, формировать и предоставлять все виды отчетности, проводить обязательные платежи в бюджет, вести учет денежных средств, аналитический учет лицевых счетов жильцов, производить автоматический импорт информации по субсидиям, адресной помощи, льготам, что существенно повысило эффективность нашей работы.

Наше многолетнее сотрудничество с командой Linoza успешно продолжается. Это наш надежный партнер, к которому наша компания постоянно обращается по возникающим вопросам, связанных с автоматизацией учета. Обработка заявок и решение поставленных задач всегда оперативно и комплексно. Мне, как руководителю, нравится, что профессионалы компании Linoza всегда очень внимательны, обеспечивают грамотный консалтинг своим клиентам, могут подсказать как лучше оптимизировать процесс и повысить продуктивность работы. Работать с Linoza — это всегда получение множественных преимуществ!

photo Сергей Тихонов Основатель продуктовой торговой сети магазинов Аргос

Для нашей торговой сети уверенность в надежности программного обеспечения, автоматизирующего все бизнес-процессы, крайне важна, поэтому Linoza — наш надежный партнер уже много лет. Благодаря индивидуальным разработкам команды Linoza, а также оптимизации программных платформ, точным алгоритмам, учитывающим отраслевые задачи, наши подразделения действуют системно и слаженно, как одно целое.

Точность для моей торговой сети — вопрос эффективности бизнеса. Я, как руководитель, уверен, что малейшая единица товара не потеряется в цепочке продаж и будет учтена, а затем отражена в отчете. Обратившись к Linoza, мне стало значительно легче принимать ответственные решения и планировать дальнейшую стратегию развития нашей сети, ведь я уверен в разработчике, который внимательно и оперативно сопровождает мое предприятие, решая возникающие задачи.

С программистами Linoza гарантированы точность и порядок учета на складах и в магазинах, а также во взаиморасчетах с десятками поставщиков, при подготовке налоговых отчетов и анализе тысячи продаж.

Я благодарен профессионалам Linoza за качественную и оперативную работу, которая всегда сделана в срок, и вероятности случаев «исправления уже исправленного» практически нет. Спасибо Вам ребята!

photo Сергей Нужный Председатель правления МетаБанк

Метабанк — это 50 отделений, где обслуживаются более 130 тыс. клиентов. Все филиалы должны работать слаженно, в логике единого организма. На мне, как руководителе — огромная ответственность и я четко знал, что без грамотно разработанного комплекса программного обеспечения, автоматизирующего производственный процесс, нам не обойтись, а создать его может только опытная IT компания. Я долго анализировал предложения и в итоге выбрал компанию Linoza. Наше сотрудничество подняло работу нашей компании на более высокий и эффективный уровень. Системный подход и комплексный бизнес анализ процессов предприятия, проектирование, разработка и внедрение прикладных решений который провели специалисты Linoza значительно повысило эффективность работы. Разработанное командой Linoza решение полностью учитывает специфику учета в банковской сфере и позволяет вести точный расчет заработной платы и кадровый учет.

Логика разработанного специалистами Linoza программного комплекса позволила нам проводить обмен данных с другими банковскими системами учета, что оптимизировало продуктивность процессов. Полученные решения протестированы, проведена настройка рабочих мест, также было проведено обучение ответственных за работу с системой сотрудников банка, организовано консультационное и гарантийное обслуживание. Все работы выполнены в срок, мы очень довольны! Сотрудничество с Linoza — это правильный выбор и значительная экономия ресурсов бизнеса!

Спрашивайте
прямо сейчас!

Мы с радостью
ответим на вопросы и
выслушаем предложения.