Цели проекта
Дабы логистическая компания смогла выполнять свою миссию, качественно работая с клиентами, важно, чтобы сотрудники соблюдали стандарты обслуживания, корпоративную этику. Поэтому немаловажное значение для компании имеет скорость и качество обучения новых работников. Ведь любая организация постоянно расширяется, кадры меняются: кто-то покидает компанию, кто-то идет на повышение. А ведь от грамотных действий сотрудников, их квалификации напрямую зависит имидж и доход компании. Это ключевой актив компании, который должен слаженно и продуктивно работать.
К нам обратилась руководитель отдела развития одной из крупных логистический компаний, которая осуществляет экспресс-доставку грузов внутри страны и за её пределами. Сеть отделений насчитывает 620 отделений. Это один из лидеров в своем сегменте в Украине. Понимая важность внедрения ПО для оптимизации бизнес-процессов, руководитель отдела развития поставила перед нами задачу: создать эксклюзивный продукт — единую инфосистему, где бы безопасно хранилась и обновлялась обучающая информация для персонала всей компании. Решение будет инструментом контроля над уровнем корпоративных знаний и компетенцией ключевых должностей (грузчик, кладовщик, оператор, руководитель отделения и т.д.), а также основой для мотивации и развития персонала.
Задача ПО — закрывать следующие вопросы:
-
единое защищенное хранение данных, без возможности несанкционированного копирования и распространения информации;
-
своевременное поступление информационных материалов(знаний), актуализация их в систематизированных тематических каталогах;
-
безопасное хранение, оперативное обучение и предотвращение утечки информации для получения знаний: ограничение доступа пользователей только с определенных устройств и в конкретный временной промежуток;
-
администратор должен легко настраивать доступ с любого удобного ему гаджета, удалять ушедших сотрудников либо добавлять доступ прибывшим;
-
система должна анализировать уровень компетенции работников на основе тестирования;
-
решение должно было работать на низких скоростях интернет-каналов, иметь интуитивно понятный интерфейс;
-
в системе пользователь должен работать с текстовой информацией, аудио- и видеофайлами.
Ранее вопрос у спонсора проекта решался хаотично:
-
Обучающие материалы и корпоративные знания передавались, как в народных сказках, — из уст в уста. Соответственно, результативность такого способа коммуникации в процессе обучения была под большим сомнением.
-
Инструкции распечатывались, а затем выдавались на руки обучаемому, но определить, ознакомился ли он с требуемой информацией, насколько он ее усвоил, было крайне сложно.
-
Плюс материалы, которые являются интеллектуальной ценностью компании, могли «уходить» вместе с работником. Из-за отсутствия системного подхода и средств автоматизации процесса, потеря данных представляла серьезную проблему.
-
Использование привычных сетевым компаниям инструментов коммуникации — электронной почты и мессенджеров — также не решало данную проблему, а, скорее, усугубляло её. Данные каналы имеют немаловажные минусы, и уже изжили себя. Они не защищены от действий хакеров, которые могут легко получить доступ к конфиденциальным данным. Бывает, что электронные письма или сообщения случайно или намеренно удаляют сотрудники. Часто сообщения блокируются, а письма попадают в спам или не доходят к адресату. Данные механизмы как средства коммуникации несут слишком много рисков для компаний.
Необходимость в системном программном решении, где были бы приняты максимальные меры безопасности по защите информации, была высокой. Это был приоритет № 1.
Описание проекта
Проект создавался совместно с руководителем отдела развития заказчика. Она принимала активное участие, помогая инженер-программисту корректировать ПО под специфику предприятия.
Процесс проходил по следующим этапам:
-
согласование требований;
-
адаптация продукта;
-
наполнение информацией.
Оптимальной платформой для создания системы «Электронный университет» стала собственная разработка нашей команды Linoza Knowledge Base, работающая на основе open source решений. Для каждой из должностей был создан определенный набор знаний: инструкции, видеоуроки, обучающие материалы, которые затем разбили на тематические разделы для каждой из должностей, чтобы материал легче усваивался.
Вид обучения в системе разделен на такие виды:
-
первичная учеба: новый работник ознакамливается с большим объемом информации;
-
вторичное обучение: произошли изменения в организации, и персонал должен быть осведомлен вовремя и в полном объёме;
-
тестирование: когда проверяется насколько работник соответствует занимаемой должности или как он запомнил материал.
Вопрос хранения и доступа к информации решился так:
-
Права доступа решено выдавать на определенные категории знаний и для конкретных работников.
-
Пользоваться решением можно только в отделении, что позволяет аккумулировать данные без риска их утечки.
-
У каждого пользователя есть свой логин и пароль, который дает возможность входить в систему по определенному IP-адресу на конкретное время.
В итоге: спонсор проекта получил эффективный инструмент, который полностью соответствует их ожиданиям.
Ключевые факторы проекта
Linoza Knowledge Base выполняет функции обучения, ознакомления и оценки знаний. Периодически команда Linoza выполняет сервисные работы по требованию. Администратор базы знаний настраивает фильтры, высылает напоминания о необходимости ознакомления или тестирования. К каждому виду знаний прописываются поисковые теги, что сокращает количество времени на поиск нужной информации, делая его удобным.
Теперь, когда открывается новое отделение, у сотрудников уже есть нужные материалы, поэтому время на их адаптацию значительно сократилось. Плюс, если работник вступает в новую должность, он оперативно получает необходимую информацию и быстрее сможет выполнять свои обязанности.
Результат работы
По разработанному бизнес-процессу методист наполняет базу определенными материалами. Затем он ставит задачу определенному работнику — изучить информацию согласно его должности. Фильтры настраиваются так, чтобы обучение назначалось в разрезе департаментов, должностей или конкретно по фамилии.
Как в решении происходит ознакомление кладовщика, например, с новым видом упаковки:
-
материал выкладывается в соответствующий раздел;
-
определяется временной промежуток, когда требуется пройти обучение;
-
после того, как истекает время на ознакомление, проходит тестирование;
-
проверка знаний проходит на отделении, где на нее дается определенное время и количество попыток;
-
система выводит результат тестирования, на основании которого делается вывод об уровне знаний.
В итоге становится понятно:
-
требуется ли дополнительное обучение этого сотрудника;
-
тестируемый превзошел все ожидания и, возможно, ему требуется развитие и повышение в должности;
-
с работником придется расстаться.
Кроме этого, результат тестирования влияет на систему оплаты труда. Соответственно, такая сертификация с помощью Linoza Knowledge Base влияет на мотивацию: кто прошел выше 85%, например, получает премию.
Решение успешно работает. Оно является простым в администрировании, его легко модифицировать, лишний функционал отсутствует. Это эффективное кастомное ПО, которое безупречно выполняет задачи, связанные с информированием, контролем в обучении и аттестации кадров в разрезе подразделений и должностей. Тестирование с помощью Linoza Knowledge Base проводится теперь для всех сотрудников. Благодаря ПО, специалисты по персоналу точно знают, что вся информация вовремя, в полном объеме и адресно поступает к каждому работнику. В результате — персонал меньше допускает ошибок. А для компании, где сильное влияние человеческого фактора, этот вопрос непосредственно касается прибыли.
Плюс решена проблема безопасности данных: методические материалы хранятся в едином пространстве, на которое не влияет работа персональных компьютеров и т. д. Также их нельзя распечатать, скопировать или скачать.
Система стала основным инструментом для внедрения общих стандартов в обслуживании, что повысило лояльность клиентов и, соответственно, прибыль. Спонсор проекта не только многократно окупил свои затраты, но и оградил себя от будущих финансовых потерь.
Linoza Knowledge Base — это решение, которое крайне необходимо не только крупным сетевым компаниям, но и небольшим организациям. Ведь проблемы отсутствия безопасных способов хранения информации, контроля над удаленным тестированием и обучением персонала внутри предприятия не теряют актуальности.
Ссылки на публикации/примеры/отзывы
Отзыв на сайте https://linoza.com/ от Юлии Довженко, руководителя группы внедрения компании «Ин-Тайм»