К нам обратился представитель хостела, который расположен, в Вильнюсе, с запросом создания кастомизированного решения CRM для хостела (отеля). Несмотря на то, что сегодня существует большое количество ПО для управления гостиницами и хостелами с широким функционалом для работы, Заказчик все-таки принял решение заказать индивидуальную решение, максимально адаптированное под существующие процессы. Также одним из основных факторов являлись интуитивно понятный интерфейс и только необходимый функционал.
Бизнес-цели проекта Linoza Hostel :
-
оформление гостя в несколько кликов;
-
учет основных и дополнительных услуг;
-
удобная шахматка с визуализацией занятости номеров;
-
полная история заказов и оплат;
-
простой интерфейс;
-
ведение и самостоятельная настройка необходимой аналитики с возможностью интеграции с Google Sheets;
-
минимальное время для оформления операций.
Ранее Заказчик вел весь учет при помощи Google таблиц. Данный инструмент со временем не смог дать необходимой транзакционной целостности данных и обеспечить комфортное и быстрое оформление операций. Постоянного гостя приходилось каждый раз вводить заново, что занимало много времени. В дни, когда происходило 50 и более поселений и выселений администраторы были крайне загружены учетной работой и нередко могли пропустить важную информацию.
Этапы проекта :
-
Анализ ситуации “как есть”.
-
Описание требований Заказчика к решению Linoza Hostel.
-
Составление детального Технического задания с прототипами интерфейса и описанием модели поведения пользователя.
-
Адаптация решения согласно Технического задания.
-
Тестирование Заказчиком.
-
Доработки по итогу тестирования.
-
Доработки по результатам тестирования.
-
Запуск в промышленную эксплуатацию.
Возможности решения Linoza Hostel (является модулем к продукту Linoza CRM) позволили включить в данный проект функции и модули, которые сделали работу с одной стороны максимально простой и удобной, а с другой - позволили достичь поставленных бизнес-целей.
Ключевые фактора проекта:
Простота работы для пользователя и наличие аналитического блока для собственника.
Результат работы:
Для администратора решение Linoza позволило мгновенно визуализировать полную картину по статусам номеров, вносить информацию пользователя (поселять гостя) в течение 5-10 секунд и отображать историю поступлений и расходования средств. Таким образом удалось сэкономить 1-3 часа в день работы администратора при расширении номерного фонда и практически исключить ошибки в операциях, а также существенно повысить лояльность гостей.
По требованию собственника был реализован блок статистики основных показателей работы, с возможностью автоматической выгрузки и последующей самостоятельной корректировки шаблона данных в привычный для него Google Sheets. Таким образом был обеспечен, оперативный финансовый контроль бизнеса.
Метрики до и после:
-
Время на оформление поселения сократилось с 2-3 мин до 10-30 секунд.
-
Мониторинг занятых номеров и номеров, которые планируются к выселению в программе осуществляется в несколько кликов. До внедрения программы сотрудники ежедневно тратили в общей сложности 1-2 часа времени на данные операции.
-
Переходной период в конце месяца был полностью исключен, так как в нем больше нет необходимости. До внедрения программы в начале каждого месяца требовалось переносить остатки с предыдущего периода, что занимало 1-2 часа. Нередко информация при переносе могла искажаться по причине “человеческого фактора”.
-
Был реализован необходимый кассовый учет и возможность получения отчетов оплат и услуг в один клик. Ранее учет велся вручную и занимал до 1 часа времени в день.
Функции, которые ранее не использовались Заказчиком, и были реализованы в решении Linoza Hostel :
-
Визуализация шахматки всех номеров. Отбор номеров, которые освобождаются сегодня/завтра/послезавтра.
-
Сортировка номеров по статусам для контроля занятости.
-
Полная история оказанных услуг по каждому клиенту, хранение документов и комментариев в карточке клиента.
-
Неограниченная возможность корректировки, добавления номеров и услуг.
-
Отбор услуг и оплат по различным признакам (клиент, услуга, тип оплаты, период).
Отзыв руководителя проекта со стороны Заказчика.
“Хочу сказать, что в программе от компании Linoza для нашего хостела были реализованы все поставленные цели. Больше нет необходимости держать информацию в голове и вести отдельный учет различных нестандартных ситуаций. Для себя мы получили удобный и простой инструмент, который позволяет нам оперативно и четко вести учет, записывать все детали о клиенте и получать при необходимости нужную информацию за считанные секунды. Наши клиенты также очень позитивно оценили изменения в работе хостела.”
Отзыв собственника со стороны Заказчика.
“Для меня ключевым фактором успеха данного проекта была возможность получения необходимых аналитических данных в привычной для меня форме. Как собственник, я должен иметь оперативную информацию о процессах для эффективного управления. В результате я получил даже больше, чем мог ожидать. Вся картина работы хостела доступна мне в любой момент времени в мельчайших деталях. Я могу принимать правильные управленческие решения и вносить изменения в работе.”
