Підвищення якості обслуговування керуючою компанією в сфері ЖКГ (ОСББ) на платформі програмного продукту Linoza CRM

ОСББ – неприбуткова організація, яка представляє інтереси співвласників житлових та нежитлових приміщень. Основне її завдання – спільне управління ресурсами та внутрішніми мережевими комунікаціями житлових будинків та прибудинкової зони. ОСББ може довірити вирішення господарських процесів, пов’язаних з утриманням будинків, що управляє керуючій компанії. Це комерційне підприємство, яке, по суті, є модернізованим приватним ЖЕКом.

Мета проекту

Головні функції та призначення:

  • допомога мешканцям у вирішенні поточних питань;

  • усунення аварійних ситуацій, що виникли.

Саме для такої організації потрібно було розробити програмний продукт. У структуру Замовника на момент розробки вже входило кілька ОСББ.

Як гідна альтернатива застарілої системи ЖКГ, керуюча компанія зробила далекоглядний крок – звернулася до нас на початку становлення своєї діяльності. Причина – виключення помилок, через які стара система обслуговування населення виявилася нежиттєздатною.

Відомо, що одна із найбільш нагальних проблем підприємств ЖКГ, які працюють безсистемно та за старими схемами, – повільна реакція працівників на скарги. Мешканцям іноді просто нереально додзвонитися в організацію. що їх обслуговує.

Наявність декількох номерів телефонів та стара філософія управління тут не в змозі вирішити питання. Коли трапляються масштабні аварії, подати заявку на ремонт дуже проблематично. Жителі будуть наполегливо дзвонити, але повідомити інформацію про поломку або аварію зможуть тільки одиниці. Причина – телефонні лінії зайняті. Тому звернення можуть бути не зафіксовані, а процес усунення проблеми – зупиниться.

Труднощів в управлінні та комунікації із мешканцями у таких організацій достатньо. Як підсумок: формування негативного іміджу, роздратованість, позови до суду. Вихід один – автоматизація процесу, створення ексклюзивних програмних рішень, що дозволяє нівелювати дані ризики і проблеми.

Опис проекту

Наш Замовник застосував новаторський підхід до управління житлово-комунальним господарством – звернувся із проханням про розробку нового програмного рішення на початку своєї діяльності. Так наша команда розробила комплекс програмного забезпечення, який не дасть зникнути жодній заявці навіть у період масштабних комунальних аварій.

Головна мета проекту – автоматизація збору та обробки інформації за зверненнями жителів. При цьому є потреба у створенні гарячої телефонної служби, яка б приймала дзвінки.

Автоматизація процесу повинна:

  • гарантувати ідентифікацію того, хто подзвонив, та автоматичний запис розмови із ним;

  • зафіксувати нове звернення, а також відображати історію попередніх скарг;

  • на основі дзвінка формувати заявки, які б потім розподілялися на відповідальних осіб;

  • відображати поетапно усі етапи ліквідації аварійної ситуації.

Таким чином, керівник повністю контролює вирішення проблемного питання.Система ідентифікує людину, яка звернулася, будинок, квартиру, визначає специфіку проблематики, тип проблеми (чи були це неполадки, пов’язані з водою, електрикою, вивезенням сміття, прибиранням території, інше).

Комунальне підприємство, яке працює за старою схемою, зазвичай стикається із наступними труднощами:

  • складність у додзвоні, коли мешканець не може повідомити про проблему;

  • недосконала система нарядів та розподілу відповідальних за усунення неполадок;

  • ризик втрати інформації на етапах ліквідації проблеми;

  • відсутність зворотного зв’язку із мешканцями будинків, що робить неможливим виконати оцінювання оперативності та якості роботи співробітників.

Наша група розробників об’єднала компоненти власної розробки Linoza CRM з опенсорс-рішенням Asterisk. Була встановлена ​​віртуальна телефонна станція для обслуговування багатоканального телефону та прийому вхідних дзвінків, а потім впроваджена інтеграція компонентів Linoza CRM та Asterisk. Рішення дозволило побачити повну картину дій персоналу над заявками, об’єктивно оцінити рівень виконання обов’язків кожним співробітником.

На початковому етапі роботи над проектом замовник розумів які питання йому треба вирішити, але як це реалізувати, за допомогою якого функціоналу – не уявляв. Перед нами була мета створити рішення, яке могло б повноцінно працювати відразу після впровадження. Також ми розуміли, що програмне забезпечення має бути зі доброзичливим та простим інтерфейсом, щоб прискорити обробку інформації, що надходить. Нам це вдалося. Користуватися нашою розробкою може навіть початківець у роботі з ПК.

Ключеві фактори проекту

За допомогою даного ПЗ керуюча компанія перейшла на інший якісний рівень – трансформувалася у високотехнологічний сучасний центр обслуговування населення в житлово-комунальній сфері.

Тепер фіксується кожне звернення. Комплекс повністю вирішив головні організаційні питання, з якими стикається комунальна сфера, яка працює за старими алгоритмам.

Завдяки успішній автоматизації:

  • мешканець завжди має можливість дозвонитися – паралельно функціонує кілька ліній на одному номері;

  • не потрібно нікуди бігти, витрачати часові ресурси, відволікаючи співробітників;

  • звернення фіксується у програмі, а потім відразу перенаправляється на відповідальну особу;

  • кожен співробітник додатково отримав можливість приймати у роботу та звітувати за виконані завдання на своєму смартфоні

  • хороший чи поганий дзвінок – він обов’язково буде в системі;

  • виконується автоматичне оповіщення звернулися про проведені заходи;

  • керівник контролює всі етапи виконання, застосовуючи якісні і тимчасові критерії.

Рішення пов’язане із урахуванням матеріальних цінностей, тому існує чіткий контроль над витратою матеріалів. Керівник бачить скільки використано матеріалів, коли виконувалися послуги, хто і як в них брав участь.

Також позначені причини поломок, весь хід усунення аварійної ситуації спочатку до кінця. Завдяки програмному забезпеченню можливо визначити, наскільки якісно працюють співробітники, як швидко вони виконують завдання. Таким чином, простіше зрозуміти, хто гідний посади, а хто ні, зробити висновок про відповідність компетенції. Як наслідок, суттєво підвищується рівень сервісу та оперативність обслуговування на підприємствах комунальної сфери.

Результат роботи

Впровадження розробленого нами програмного комплексу допомогло керуючої компанії розширюватися, та згодом стати одним із лідерів у своїй сфері у місті. Все через високу якість та оперативність роботи працівників, які змогли цього домогтися завдяки автоматизації із застосуванням сучасного рішення Linoza CRM.

Посилання на публікації / приклади / відгуки

Що кажуть наші користувачі

photo Дмитро Приймак Data Group, Аналітик комп'ютерних систем

Проект полягав в перенесенні історичних даних за 15 років і оптимізації інвентарної системи. Перед нами стояло досить нестандартне завдання і на ринку знайти надійного виконавця було нелегко.

За рекомендацією наших партнерів вирішили звернутися в компанію Linoza, представники якої детально вивчили питання і прийняли рішення про старт роботи над проектом. Проект тривав майже 11 місяців і на даний момент успішно впроваджено. Варто відзначити, що професійний і клієнтоорієнтований підхід з боку Linoza сприяв злагодженій роботі, не дивлячись на те, що по ходу виникали непередбачені ситуації.

Оптимізація процесів під час проектів дозволила нашій компанії підняти на поверхню вузькі місця в операційній роботі і дала можливість їх усунути. Можу відзначити, що тепер робота для співробітників і партнерів компанії буде набагато прозоріша за рахунок зручного доступу до інформації. Ефективність виконання деяких операцій виросла в рази, що впливає на якість і дає додатковий резерв робочого часу.

Сміливо можу рекомендувати Linoza як надійного партнера і сподіваюся на успішну реалізацію спільних проектів в майбутньому!

photo Антон Архипенко CEO – #beiqtoday

Наша компанія – виробник енергозберігаючих віконних систем. Аби розширити канали збуту та більш масштабно вирішувати питання енергоефективності по всій Україні, нам необхідно було сучасне IT рішення, що зводить нанівець тимчасові витрати на оформлення усіх етапів операції. Комплексне програмне забезпечення має дозволити нашим клієнтам фактично за один візит до дилера підібрати віконну систему, отримати кредит та почати процес компенсації за програмою IQ Energy.

Команда Linoza надала нам консалтингові послуги у побудові такої бізнес-моделі, реалізувала її процесуальну частину на практиці, що прискорило організацію каналу продажів. Саме під наші завдання було створено програмне забезпечення із інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Завдяки автоматизації процесу, що здійснили розробники компанії Linoza, ми отримали налагоджений механізм для виходу на новий рівень в обслуговуванні клієнтів. Крім цього, знизилися тимчасові витрати. До того ж, завдяки авторським рішенням Linoza Task Tracker і Linoza CRM, стало можливим чітке вертикальне та горизонтальне управління всередині дилерської мережі.

У короткий термін ми отримали готовий ексклюзивний програмний продукт, що допомагає нам якісно укладати угоди та обслуговувати клієнтів, а також дозволяє злагоджено комунікувати між собою усім учасникам угоди, підрозділам компанії, значній кількості дилерів по всій Україні. До того ж рішення працює на всіх девайсах, де є браузер.

Працює команда Linoza швидко, якісно, ​​творчо, глибоко аналізує процес. Завдяки консалтингу та програмному забезпеченню, яке розробила для нас Linoza, ми отримали суттєву конкурентну перевагу, вивели на ринок абсолютно новий продукт на ринку енергозберігаючих технологій. Наша успішна співпраця досить триває

photo Павел Тодоришин Руководитель группы внедрения компании Медлайф

Як керівник проекту від компанії замовника,  я розумію, що підвищити рівень медичних послуг та вийти на ринок із новаторськими змінами складно, якщо почати робити помилки на початку шляху. З огляду на нашу специфіку, ціна за похибки взагалі велика – це здоров’я та життя пацієнтів. Було відразу зрозуміло, що надавати максимально якісні послуги та проводити безпомилковий облік без розробки індивідуального комплексу адаптованих типових рішень автоматизації нам точно не обійтися. І тут вкрай важливо не помилитися із вибором партнера-розробника: усі автоматизовані системи повинні діяти як єдиний інформаційний організм, де виключена можливість появи помилок. Час та ресурси повинні бути оптимально використані та спрямовані тільки на потреби клієнта, що, відповідно, прямо пропорційно сприяє збільшенню прибутку компанії.

Вирішити ці важливі завдання та підвищити ефективність роботи лабораторії, а також гарантувати точність досліджень нам допоміг комплексний підхід компанії Linoza. Нам запропонували необхідне програмне забезпечення, а також грамотний консалтинг, що дозволив оптимізувати усі ресурси компанії.

Ми отримали надійну комплексну інформаційну систему з точними регламентами управління процесами в лабораторії, з грамотно розробленою архітектурою та комплексним супроводом досвідчених фахівців Linoza. Я дуже задоволений співпрацею, та вже значно відчув позитивні результати від впровадження проекту компанії Linoza.

Наша співпраця з Linoza плідна та успішна. Це справжній партнер та команда кваліфікованих фахівців, що компетентно та оперативно вирішують завдання будь-якої складності. Для команди Linoza немає нічого неможливого!

photo Виктория Нужная Основатель компании Бухгалтер Онлайн

Наша компанія надає бухгалтерські послуги для ОСББ та ЖБК в м. Києві та м. Запоріжжя. Комплексне ведення бухгалтерського обліку та аналізу фінансово – господарської діяльності у даній сфері неможливо виконувати без програмного забезпечення, що враховує усі нюанси та специфіку. Адже повинні братися до уваги не тільки зміни у законодавстві України, а й стандарти в наданні пільг та субсидій, які в різних містах мають свої відмінні риси.

Компанія Linoza виконала глибокий системний аналіз та допрацювала існуюче програмне рішення, об’єднавши його з іншими в єдину інформаційну автоматизовану систему. Це дозволило нам прискорити якісну роботу із обслуговування будинків, формувати та надавати усі види звітності, проводити обов’язкові платежі в бюджет, вести облік грошових коштів, аналітичний облік особових рахунків мешканців, виробляти автоматичний імпорт інформації про субсидії, адресної допомоги, пільг, що істотно підвищило ефективність нашої роботи.

Наше багаторічне співробітництво з командою Linoza успішно триває. Це наш надійний партнер, до якого наша компанія постійно звертається. коли виникають певні питання, пов’язані з автоматизацією обліку. Обробка заявок та вирішення завдань завжди виконується оперативно та комплексно. Мені, як керівнику, подобається, що професіонали компанії Linoza завжди дуже уважні, забезпечують грамотний консалтинг своїм клієнтам, можуть підказати як краще оптимізувати процес та підвищити продуктивність роботи. Співпраця з Linoza – це завжди отримання множинних переваг!

photo Сергей Тихонов Основатель продуктовой торговой сети магазинов Аргос

Для нашої торгової мережі впевненість у надійності програмного забезпечення, що автоматизує всі бізнес-процеси, вкрай важлива, тому Linoza – наш надійний партнер вже багато років. Завдяки індивідуальним розробкам команди Linoza, а також оптимізації програмних платформ, точним алгоритмам, які враховують галузеві завдання, наші підрозділи діють системно та злагоджено, як єдине ціле.

Точність для моєї торговельної мережі – питання ефективності бізнесу. Я, як керівник, впевнений, що найменша одиниця товару не загубиться в ланцюжку продажів та буде врахована, а потім відображена у звіті. Коли ми звернулись до Linoza, мені стало значно легше приймати відповідальні рішення та планувати подальший стратегічний розвиток нашої мережі, адже я впевнений у розробникові, який уважно та оперативно супроводжує моє підприємство, вирішуючи виробничі та процесуальні завдання.

З програмістами Linoza гарантовані точність та порядок обліку на складах і в магазинах, а також у взаєморозрахунках із десятками постачальників, при підготовці податкових звітів та аналізі тисячі продажів.

Я вдячний професіоналам Linoza за якісну та оперативну роботу, яка завжди зроблена в термін. Важливо, що ймовірності випадків «виправлення вже виправленого» практично немає. Дякую Вам, хлопці!

photo Сергей Нужный Председатель правления МетаБанк

Метабанк – це 50 відділень, де обслуговуються понад 130 тис. клієнтів. Усі філії повинні працювати злагоджено, за логікою єдиного організму. На мені, як на керівникові, лежить величезна відповідальність. тому я чітко знав, що без досконально розробленого комплексу програмного забезпечення, що автоматизує виробничий процес, нам не обійтися, а створити його може тільки досвідчена IT компанія. Я довго аналізував пропозиції, і в результаті вибрав компанію Linoza. Наша співпраця підняла роботу нашої компанії на більш високий та ефективний рівень. Системний підхід та комплексний аналіз бізнес процесів підприємства, проектування, розробка та впровадження прикладних рішень який провели фахівці Linoza, значно підвищили ефективність роботи. Розроблене командою Linoza рішення повністю враховує специфіку обліку у банківській сфері та дозволяє вести точний розрахунок заробітної плати та кадровий облік.

Запитуйте прямо
зараз

Ми з радістю відповімо на питання
і вислухаємо пропозиції.