Мета проекту
Щоб логістична компанія змогла виконувати свою місію, якісно працюючи з клієнтами, важливо, аби співробітники дотримувались стандартів обслуговування та корпоративної етики. Тому велике значення для компанії має швидкість і якість навчання нових працівників. Все через те, що будь-яка організація постійно розширюється, кадри змінюються: хтось звільняється, а хто йде на підвищення. Адже від дій певних співробітників, їх кваліфікації безпосередньо залежить імідж і прибуток компанії. Це ключовий актив компанії, який повинен злагоджено і продуктивно працювати.
До нас звернулася керівник відділу розвитку логістичної компанії — однієї із найбільших в Україні, що здійснює експрес-доставку вантажів на території країни і за її межами. Мережа компанії складається із 620 відділень. Це один з лідерів у своєму сегменті. Розуміючи важливість впровадження ПО для оптимізації бізнес-процесів, керівник відділу розвитку поставила перед нами завдання: створити ексклюзивний продукт — єдину інфосистему, у якій би безпечно зберігалася і оновлювалася повчальна інформація для персоналу усієї компанії. Рішення має бути інструментом контролю над рівнем корпоративних знань і компетенцією ключових посад (вантажник, комірник, оператор, керівник відділення і так далі), а також основою для мотивації та розвитку персоналу.
Завдання ПО — закривати наступні питання:
-
єдине захищене зберігання даних, без можливості несанкціонованого копіювання і поширення інформації;
-
своєчасне поповнення інформаційних матеріалів (знань), актуалізація їх в систематизованих тематичних каталогах;
-
безпечне зберігання, оперативне навчання і запобігання просочуванню інформації для здобуття знань:
-
обмеження доступу користувачів лише з певних пристроїв та в конкретний часовий проміжок;
-
адміністратор має можливість легко налаштовувати доступ з будь-якого зручного йому гаджета, видаляти співробітників, що звільнились, або додавати доступ прибулим;
-
система повинна аналізувати рівень компетенції працівників на основі тестування;
-
рішення має працювати на низьких швидкостях інтернет - каналів, мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;
-
у системі користувач повинен мати можливість працювати з текстовою інформацією, аудіо- і відео файлами.
Раніше питання у спонсора проєкту вирішувалося хаотично:
-
Повчальні матеріали та корпоративні знання передавалися, як в народних казках, — з вуст у вуста. Відповідно, результативність такого способу комунікації в процесі навчання була під великим сумнівом.
-
Інструкції видруковуватися, а потім видавалися на руки тому. хто проходить тестування або навчання, але визначити, чи ознайомився робітник із необхідною інформацією, наскільки він її засвоїв, було вкрай складно.
-
Плюс матеріали, які є інтелектуальною цінністю компанії, могли «вирушати» разом з працівником. Через відсутність системного підходу та засобів автоматизації процесу, втрата даних утворювала суттєву проблему.
-
Використання звичних мережевим компаніям інструментів комунікації — електронної пошти та месенджерів — також не розв'язувати дану проблему, а, швидше, посилювало її. Дані канали мають значні мінуси, і вже зжили себе. Вони не захищені від дій хакерів, які можуть легко отримати доступ до конфіденційних даних. Буває, що електронні листи або повідомлення випадково або навмисно видаляють співробітники. Часто повідомлення блокуються, а листи потрапляють в спам або не доходять до адресата. Дані механізми як засоби комунікації є ризикованими для усіх компаній.
Необхідність в системному програмному рішенні, де були б застосовані максимальні заходи безпеки по захисту інформації, була високою. Це був пріоритет № 1.
Опис проєкту
Проєкт створювався спільно з керівником відділу розвитку замовника. Вона брала активну участь, допомагаючи інженерам коректувати ПО згідно з специфікою підприємства.
Процес відбувався поетапно:
-
узгодження вимог;
-
адаптація продукту;
-
наповнення інформацією.
Найкращою платформою для створення системи «Електронний університет» стала власна розробка нашої команди Linoza Knowledge Base(LMS), що працює на основі Open Source рішень. Для кожної з посад був створений певний комплект знань: інструкції, відеоуроки, повчальні матеріали, які потім розбили на тематичні розділи для кожної із посад, щоб матеріал легше засвоювався.
Типи навчання ранжуються системою як наступні:
-
первинне навчання: новий працівник знайомиться з великим обсяг інформації;
-
вторинне навчання: сталися зміни в організації, тому персонал треба вчасно і в повному обсязі проінформувати;
-
тестування: коли перевіряється наскільки працівник відповідає посаді або як він запам’ятав матеріал.
Питання зберігання і доступу до інформації зважилося так:
-
Права доступу вирішено видавати на певні категорії знань та для конкретних працівників.
-
Користуватися рішенням можна лише у відділенні, що дозволяє акумулювати дані без ризику їх витоку.
-
У кожного користувача є свій логін і пароль, який дає можливість входити в систему по певній ip-адресі на конкретний час.
Як результат: спонсор проєкту отримав ефективний інструмент, який повністю відповідає його очікуванням.
Ключеві фактори проєкту
Linoza Knowledge Base виконує функції навчання, ознайомлення і оцінки знань. Періодично команда Linoza проводить сервісні роботи на вимогу. Адміністратор бази знань налаштовує фільтри, надсилає нагадування про необхідність ознайомлення або тестування. До кожного виду знань прописуються пошукові теги, що скорочує кількість часу на пошук потрібної інформації, що робить його зручнішим.
Тепер, коли починає роботу нове відділення, у співробітників вже є необхідні матеріали, тому час на адаптацію професійної команди значно скорочується. Плюс, якщо працівник вступає на нову посаду, він оперативно отримує необхідну інформацію і може швидше повністю виконувати свої обов’язки.
Результат роботи
Згідно з розробленим бізнес-процесом методист наповнює базу певними матеріалами. Потім він ставить завдання конкретному працівникові — вивчити інформацію згідно з його посади. Фільтри налаштовується так, щоб навчання призначалося в розрізі департаментів, посад або згідно з прізвищем.
Як в рішенні відбувається ознайомлення комірника, наприклад, з новим виглядом пакування:
-
матеріал викладається у відповідний розділ;
-
визначається часовий проміжок, за який має відбутися навчання;
-
після того, як спливає час на ознайомлення, працівник має пройти тестування;
-
перевірка знань відбувається на відділенні, де на неї виокремлюється певний час та кількість спроб;
-
система показує результат тестування, на підставі якого робиться висновок щодо рівня знань.
Результатами тестування дають можливість зрозуміти:
-
чи потрібне додаткове навчання цього співробітника;
-
співробітник, що проходив тестування, перевершив усі очікування і, можливо, йому потрібний розвиток і підвищення на посаді;
-
з працівником доведеться розлучитися.
Крім цього, результат тестування впливає на систему оплати праці. Відповідно, така сертифікація за допомогою Linoza Knowledge Base впливає на мотивацію: пройшов тестування вище 85%, наприклад, – отримує премію. Вплив LMS систем на навчання персоналу дало змогу значно підняти якість послуг компанії.
Рішення успішно працює. Воно є простим в адмініструванні, його легко модифікувати, зайвий функціонал відсутній. Це ефективне кастомне ПО, яке бездоганно виконує свої завдання, що пов’язані із інформуванням, контролем у навчанні та атестації кадрів у розрізі підрозділів та посад. Тестування за допомогою Linoza Knowledge Base у компанії відбувається тепер для усіх співробітників.
Завдяки ПО, фахівці із персоналу впевнені, що уся інформація вчасно, у повному обсязі та за адресою потрапляє до кожного працівника. В результаті — персонал менше припускається помилок. А для компанії, де є сильний вплив людського чинника, це питання безпосередньо стосується прибутку.
Також зникла проблема безпеки даних: методичні матеріали зберігаються у єдиному просторі, на який не впливає робота персональних комп’ютерів і так далі. Також їх не можна роздрукувати, скопіювати або завантажити. Система є основний інструмент для впровадження загальних стандартів в обслуговуванні, що посилило лояльність клієнтів і, відповідно, збільшило прибуток. Спонсор проєкту не лише багато разів окупив свої витрати, але й захистив себе від майбутніх значних фінансових втрат.
Linoza Knowledge Base(LMS) — це рішення, яке вкрай необхідне не лише великим мережевим компаніям, але й невеликим організаціям. Адже проблеми відсутності безпечних способів зберігання інформації, контролю над дистанційним тестуванням і навчанням персоналу всередині підприємства залишаються дуже актуальними.
Посилання на публікації / приклади / відгуки
Відгук на сайті http://linoza.com від Юлії Довженко, керівника групи впровадження компанії “Ін-Тайм”