До нас звернувся представник хостелу, який розташований, у Вільнюсі, із запитом створення кастомне рішення по управлінню хостелом. Не дивлячись на те, що сьогодні існує велика кількість спеціалізованих програм для управління готелями та хостелами з широким функціоналом для роботи, Замовник все-таки прийняв рішення замовити індивідуальну розробку, максимально адаптовану під існуючі процеси. Також одним з основних вимог були інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і тільки необхідний функціонал.
Бізнес-цілі проекту Linoza Hostel :
-
оформлення гостя в кілька кліків;
-
облік основних і додаткових послуг;
-
зручна шахматка з візуалізацією зайнятості номерів;
-
повна історія замовлень і оплат;
-
простий інтерфейс;
-
ведення і самостійні налаштування необхідної аналітики з можливістю інтеграції з Google Sheets;
-
мінімальний час для оформлення операцій.
Раніше Замовник вів весь облік за допомогою Google таблиць. Даний інструмент згодом не зміг дати необхідної транзакционной цілісності даних і забезпечити комфортне і швидке оформлення операцій. Постійного гостя доводилося щоразу вводити заново, що займало багато часу. У дні, коли відбувалося 50 і більше поселень і виселень адміністратори були вкрай завантажені облікової роботою і нерідко могли пропустити важливу інформацію.
Етапи проекту :
-
Аналіз ситуації "як є".
-
Опис вимог Замовника до рішення Linoza Hostel.
-
База клієнтів велася тільки в обліковій системі. Історія взаємодії, зустрічі та результати переговорів кожен менеджер фіксував індивідуально. Був присутній високий ризик втрати важливої інформації при звільненні працівника.
-
Детальне Технічне завдання з прототипами інтерфейсу і описом моделі поведінки користувача.
-
Адаптація рішення згідно Технічного завдання.
-
Тестування Замовником.
-
Доробки за підсумком тестування.
-
Складання аналітичних звітів з продажу займало багато часу і вимагало участі багатьох співробітників, тому оперативно контролювати показники і вносити коригування в роботу було проблематично.
Запуск в промислову експлуатацію.
Можливості рішення Linoza Hostel (є модулем до продукту Linoza CRM) дозволили включити в даний проект функції і модулі, які зробили роботу з одного боку максимально простою та зручною, а з іншого - дозволили досягти поставлених бізнес-цілей.
Варто відзначити, що при виборі підрядника на цей проект в межах бюджету розглядалися коробкові і кастомізовані CRM системи інших компаній. Вибір був зроблений на користь Linoza виходячи і того, що компанія заявила і змогла реалізувати специфічні вимоги до IT рішенням, яке спочатку озвучив замовник.
Ключові фактори проекту :
Простота роботи для користувача і наявність аналітичного блоку для власника.
Результат розробки :
Для адміністратора рішення Linoza дозволило миттєво візуалізувати повну картину по статусах номерів, вносити інформацію користувача (заселяти гостя) протягом 5-10 секунд і відображати історію надходжень і витрачання коштів. Таким чином вдалося зекономити 1-3 години в день роботи адміністратора при розширенні номерного фонду і практично виключити помилки в операціях а також істотно підвищити лояльність гостей.
На вимогу власника був реалізований блок статистики основних показників роботи, з можливістю автоматичного вивантаження та подальшого самостійного коригування шаблону даних в звичний для нього Google Sheets. Таким чином був забезпечений оперативний фінансовий контроль бізнесу.
Метрики до і після :
-
Час на обслуговування при реєстрації гостя скоротився з 2-3 хв до 10-30 секунд.
-
Моніторинг зайнятих номерів і номерів, які плануються до виселення в програмі здійснюється в один клік.. До впровадження програми співробітники щодня витрачали в цілому 1-2 години часу на дані операції.
-
Перехідний період в кінці місяця був повністю виключений, так як в ньому більше немає необхідності. До впровадження програми на початку кожного місяця потрібно переносити залишки з попереднього періоду, що займало 1-2 години. Нерідко інформація при перенесенні могла мати помилки через "людський фактор".
-
Був реалізований необхідний касовий облік і можливість отримання звітів оплат і послуг в один клік. Раніше облік вівся вручну і займав до 1 години часу в день.
Функції, які раніше не використовувалися Замовником, і були реалізовані в рішенні Linoza Hostel :
-
Візуалізація шахматки всіх номерів. Відбір номерів, які звільняються сьогодні / завтра / післязавтра.
-
Сортування номерів по статусах для контролю зайнятості.
-
Повна історія наданих послуг по кожному клієнту, зберігання документів і коментарів в картці клієнта.
-
Необмежена можливість коригування, додавання номерів і послуг.
-
Відбір послуг і оплат за різними ознаками (клієнт, послуга, тип оплати, період).
Відгук керівника проекту з боку Замовника
"Хочу сказати, що в програмі від компанії Linoza для нашого хостела були реалізовані всі поставлені цілі. Більше немає необхідності тримати інформацію в голові і вести окремий облік різних нестандартних ситуацій. Для себе ми отримали зручний і простий інструмент, який дозволяє нам оперативно і чітко вести облік, записувати всі деталі про клієнта і отримувати при необхідності потрібну інформацію за лічені секунди. Наші клієнти також дуже позитивно оцінили зміни в роботі хостелу."
Відгук власника з боку Замовника
"Для мене ключовим фактором успіху даного проекту була можливість отримання необхідних аналітичних даних в звичній для мене формі. Як власник, я повинен мати оперативну інформацію про процеси для ефективного управління. В результаті я отримав навіть більше, ніж міг очікувати. Вся картина роботи хостелу доступна мені в будь-який момент часу в найдрібніших деталях. Я можу приймати правильні управлінські рішення і вносити зміни в роботі. "
