Як великій мережевій логістичній компанії. що займається експрес-доставкою вантажів. збільшити прибуток за допомогою дистанційного навчання та атестації персоналу, завдяки впровадженню Linoza Knowledge Base

Мета проекту

Щоб логістична компанія змогла виконувати свою місію, якісно працюючи з клієнтами, важливо, аби співробітники дотримувались стандартів обслуговування та корпоративної етики. Тому велике значення для компанії має швидкість і якість навчання нових працівників. Все через те, що будь-яка організація постійно розширюється, кадри змінюються: хтось звільняється, а хто йде на підвищення. Адже від дій певних співробітників, їх кваліфікації безпосередньо залежить імідж і прибуток компанії. Це ключовий актив компанії, який повинен злагоджено і продуктивно працювати.

До нас звернулася керівник відділу розвитку логістичної компанії — однієї із найбільших в Україні, що здійснює експрес-доставку вантажів на території країни і за її межами. Мережа компанії складається із 620 відділень. Це один з лідерів у своєму сегменті. Розуміючи важливість впровадження ПО для оптимізації бізнес-процесів, керівник відділу розвитку поставила перед нами завдання: створити ексклюзивний продукт — єдину інфосистему, у якій би безпечно зберігалася і оновлювалася повчальна інформація для персоналу усієї компанії. Рішення має бути інструментом контролю над рівнем корпоративних знань і компетенцією ключових посад (вантажник, комірник, оператор, керівник відділення і так далі), а також основою для мотивації та розвитку персоналу.

Завдання ПО — закривати наступні питання:

  • єдине захищене зберігання даних, без можливості несанкціонованого копіювання і поширення інформації;

  • своєчасне поповнення інформаційних матеріалів (знань), актуалізація їх в систематизованих тематичних каталогах;

  • безпечне зберігання, оперативне навчання і запобігання просочуванню інформації для здобуття знань:

  • обмеження доступу користувачів лише з певних пристроїв та в конкретний часовий проміжок;

  • адміністратор має можливість легко налаштовувати доступ з будь-якого зручного йому гаджета, видаляти співробітників, що звільнились, або додавати доступ прибулим;

  • система повинна аналізувати рівень компетенції працівників на основі тестування;

  • рішення має працювати на низьких швидкостях інтернету-каналів, мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;

  • у системі користувач повинен мати можливість працювати з текстовою інформацією, аудіо- і відео файлами.

Раніше питання у спонсора проекту вирішувалося хаотично:

  • Повчальні матеріали і корпоративні знання передавалися, як в народних казках, — з вуст у вуста. Відповідно, результативність такого способу комунікації в процесі навчання була під великим сумнівом.

  • Інструкції роздруковувалися, а потім видавалися на руки тому. хто проходить тестування або навчання, але визначити, чи ознайомився робітник із необхідною інформацією, наскільки він її засвоїв, було вкрай складно.

  • Плюс матеріали, які є інтелектуальною цінністю компанії, могли «вирушати» разом з працівником. Через відсутність системного підходу та засобів автоматизації процесу, втрата даних утворювала суттєву проблему.

  • Використання звичних мережевим компаніям інструментів комунікації — електронної пошти і мессенджеров — також не вирішувало дану проблему, а, швидше, посилювало її. Дані канали мають значні мінуси, і вже зжили себе. Вони не захищені від дій хакерів, які можуть легко отримати доступ до конфіденційних даних. Буває, що електронні листи або повідомлення випадково або навмисно видаляють співробітники. Часто повідомлення блокуються, а листи потрапляють в спам або не доходять до адресата. Дані механізми як засоби комунікації є ризикованими для усіх компаній.

Необхідність в системному програмному рішенні, де були б застосовані максимальні заходи безпеки по захисту інформації, була високою. Це був пріоритет № 1.

Опис проекту

Проект створювався спільно з керівником відділу розвитку замовника. Вона брала активну участь, допомагаючи інженер-програмістові коректувати ПО згідно специфіки підприємства.

Процес відбувався поетапно:

  • узгодження вимог;

  • адаптація продукту;

  • наповнення інформацією.

Найкращою платформою для створення системи «Електронний університет» стала власна розробка нашої команди Linoza Knowledge Base, що працює на основі open source рішень. Для кожної з посад був створений певний комплект знань: інструкції, відеоуроки, повчальні матеріали, які потім розбили на тематичні розділи для кожної із посад, щоб матеріал легше засвоювався.

Типи навчання ранжуються системі як наступні:

  • первинне навчання: новий працівник знайомиться з великим об’ємом інформації;

  • вторинне навчання: сталися зміни в організації, тому персонал треба вчасно і в повному обсязі проінформувати;

  • тестування: коли перевіряється наскільки працівник відповідає посаді або як він запам’ятав матеріал.

Питання зберігання і доступу до інформації зважилося так:

  • Права доступу вирішено видавати на певні категорії знань та для конкретних працівників.

  • Користуватися рішенням можна лише у відділенні, що дозволяє акумулювати дані без ризику їх витоку.

  • У кожного користувача є свій логін і пароль, який дає можливість входити в систему по певній ip-адресі на конкретний час.

Як результат: спонсор проекту отримав ефективний інструмент, який повністю відповідає його очікуваням.

Ключеві фактори проекту

Linoza Knowledge Base виконує функції навчання, ознайомлення і оцінки знань. Періодично команда Linoza проводить сервісні роботи на вимогу. Адміністратор бази знань налаштовує фільтри, надсилає нагадування про необхідність ознайомлення або тестування. До кожного виду знань прописуються пошукові теги, що скорочує кількість часу на пошук потрібної інформації, що робить його зручнішим.

Тепер, коли починає роботу нове відділення, у співробітників вже є необхідні матеріали, тому час на адаптацію професійної команди значно скорочується. Плюс, якщо працівник вступає на нову посаду, він оперативно отримує необхідну інформацію і може швидше повністю виконувати свої обов’язки.

Результат роботи

Згідно розробленого бізнес-процесу методист наповнює базу певними матеріалами. Потім він ставить завдання конкретному працівникові — вивчити інформацію згідно його посади. Фільтри налаштовується так, щоб навчання призначалося в розрізі департаментів, посад або згідно прізвища.

Як в рішенні відбувається ознайомлення комірника, наприклад, з новим виглядом пакування:

  • матеріал викладається у відповідний розділ;

  • визначається часовий проміжок, за який має відбутися навчання;

  • після того, як спливає час на ознайомлення, працівник має пройти тестування;

  • перевірка знань відбувається на відділенні, де на неї виокремлюється певний час та кількість спроб;

  • система показує результат тестування, на підставі якого робиться висновок щодо рівня знань.

Результатами тестування дають можливість зрозуміти:

  • чи потрібне додаткове навчання цього співробітника;

  • співробітник, що проходив тестування, перевершив усі очікування і, можливо, йому потрібний розвиток і підвищення на посаді;

  • з працівником доведеться розлучитися.

Крім цього, результат тестування впливає на систему оплати праці. Відповідно, така сертифікація за допомогою Linoza Knowledge Base впливає на мотивацію: пройшов тестування вище 85%, наприклад, – отримує премію.

Рішення успішно працює. Воно є простим в адмініструванні, його легко модифікувати, зайвий функціонал відсутній. Це ефективне кастомне ПО, яке бездоганно виконує свої завдання, що пов’язані із інформуванням, контролем у навчанні та атестації кадрів у розрізі підрозділів та посад. Тестування за допомогою Linoza Knowledge Base у компанії відбувається тепер для усіх співробітників.

Завдяки ПО, фахівці із персоналу впевнені, що уся інформація вчасно, у повному обсязі та за адресою потрапляє до кожного працівника. В результаті — персонал менше припускається помилок. А для компанії, де є сильний вплив людського чинника, це питання безпосередньо стосується прибутку.

Також зникла проблема безпеки даних: методичні матеріали зберігаються у єдиному просторі, на який не впливає робота персональних комп’ютерів і так далі. Також їх не можна роздрукувати, скопіювати або завантажити. Система є основний інструмент для впровадження загальних стандартів в обслуговуванні, що посилило лояльність клієнтів і, відповідно, збільшило прибуток. Спонсор проекту не лише багато разів окупив свої витрати, але й захистив себе від майбутніх значних фінансових втрат.

Linoza Knowledge Base — це рішення, яке вкрай необхідне не лише великим мережевим компаніям, але й невеликим організаціям. Адже проблеми відсутності безпечних способів зберігання інформації, контролю над дистанційним тестуванням і навчанням персоналу всередині підприємства залишаються дуже актуальними.

Посилання на публікації / приклади / відгуки

...

Відгук на сайті https://linoza.com/ від Юлії Довженко, керівника групи впровадження компанії “Ін-Тайм”

Що кажуть наші користувачі

photo Дмитро Приймак Data Group, Аналітик комп'ютерних систем

Проект полягав в перенесенні історичних даних за 15 років і оптимізації інвентарної системи. Перед нами стояло досить нестандартне завдання і на ринку знайти надійного виконавця було нелегко.

За рекомендацією наших партнерів вирішили звернутися в компанію Linoza, представники якої детально вивчили питання і прийняли рішення про старт роботи над проектом. Проект тривав майже 11 місяців і на даний момент успішно впроваджено. Варто відзначити, що професійний і клієнтоорієнтований підхід з боку Linoza сприяв злагодженій роботі, не дивлячись на те, що по ходу виникали непередбачені ситуації.

Оптимізація процесів під час проектів дозволила нашій компанії підняти на поверхню вузькі місця в операційній роботі і дала можливість їх усунути. Можу відзначити, що тепер робота для співробітників і партнерів компанії буде набагато прозоріша за рахунок зручного доступу до інформації. Ефективність виконання деяких операцій виросла в рази, що впливає на якість і дає додатковий резерв робочого часу.

Сміливо можу рекомендувати Linoza як надійного партнера і сподіваюся на успішну реалізацію спільних проектів в майбутньому!

photo Антон Архипенко CEO – #beiqtoday

Наша компанія – виробник енергозберігаючих віконних систем. Аби розширити канали збуту та більш масштабно вирішувати питання енергоефективності по всій Україні, нам необхідно було сучасне IT рішення, що зводить нанівець тимчасові витрати на оформлення усіх етапів операції. Комплексне програмне забезпечення має дозволити нашим клієнтам фактично за один візит до дилера підібрати віконну систему, отримати кредит та почати процес компенсації за програмою IQ Energy.

Команда Linoza надала нам консалтингові послуги у побудові такої бізнес-моделі, реалізувала її процесуальну частину на практиці, що прискорило організацію каналу продажів. Саме під наші завдання було створено програмне забезпечення із інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Завдяки автоматизації процесу, що здійснили розробники компанії Linoza, ми отримали налагоджений механізм для виходу на новий рівень в обслуговуванні клієнтів. Крім цього, знизилися тимчасові витрати. До того ж, завдяки авторським рішенням Linoza Task Tracker і Linoza CRM, стало можливим чітке вертикальне та горизонтальне управління всередині дилерської мережі.

У короткий термін ми отримали готовий ексклюзивний програмний продукт, що допомагає нам якісно укладати угоди та обслуговувати клієнтів, а також дозволяє злагоджено комунікувати між собою усім учасникам угоди, підрозділам компанії, значній кількості дилерів по всій Україні. До того ж рішення працює на всіх девайсах, де є браузер.

Працює команда Linoza швидко, якісно, ​​творчо, глибоко аналізує процес. Завдяки консалтингу та програмному забезпеченню, яке розробила для нас Linoza, ми отримали суттєву конкурентну перевагу, вивели на ринок абсолютно новий продукт на ринку енергозберігаючих технологій. Наша успішна співпраця досить триває

photo Павел Тодоришин Руководитель группы внедрения компании Медлайф

Як керівник проекту від компанії замовника,  я розумію, що підвищити рівень медичних послуг та вийти на ринок із новаторськими змінами складно, якщо почати робити помилки на початку шляху. З огляду на нашу специфіку, ціна за похибки взагалі велика – це здоров’я та життя пацієнтів. Було відразу зрозуміло, що надавати максимально якісні послуги та проводити безпомилковий облік без розробки індивідуального комплексу адаптованих типових рішень автоматизації нам точно не обійтися. І тут вкрай важливо не помилитися із вибором партнера-розробника: усі автоматизовані системи повинні діяти як єдиний інформаційний організм, де виключена можливість появи помилок. Час та ресурси повинні бути оптимально використані та спрямовані тільки на потреби клієнта, що, відповідно, прямо пропорційно сприяє збільшенню прибутку компанії.

Вирішити ці важливі завдання та підвищити ефективність роботи лабораторії, а також гарантувати точність досліджень нам допоміг комплексний підхід компанії Linoza. Нам запропонували необхідне програмне забезпечення, а також грамотний консалтинг, що дозволив оптимізувати усі ресурси компанії.

Ми отримали надійну комплексну інформаційну систему з точними регламентами управління процесами в лабораторії, з грамотно розробленою архітектурою та комплексним супроводом досвідчених фахівців Linoza. Я дуже задоволений співпрацею, та вже значно відчув позитивні результати від впровадження проекту компанії Linoza.

Наша співпраця з Linoza плідна та успішна. Це справжній партнер та команда кваліфікованих фахівців, що компетентно та оперативно вирішують завдання будь-якої складності. Для команди Linoza немає нічого неможливого!

photo Виктория Нужная Основатель компании Бухгалтер Онлайн

Наша компанія надає бухгалтерські послуги для ОСББ та ЖБК в м. Києві та м. Запоріжжя. Комплексне ведення бухгалтерського обліку та аналізу фінансово – господарської діяльності у даній сфері неможливо виконувати без програмного забезпечення, що враховує усі нюанси та специфіку. Адже повинні братися до уваги не тільки зміни у законодавстві України, а й стандарти в наданні пільг та субсидій, які в різних містах мають свої відмінні риси.

Компанія Linoza виконала глибокий системний аналіз та допрацювала існуюче програмне рішення, об’єднавши його з іншими в єдину інформаційну автоматизовану систему. Це дозволило нам прискорити якісну роботу із обслуговування будинків, формувати та надавати усі види звітності, проводити обов’язкові платежі в бюджет, вести облік грошових коштів, аналітичний облік особових рахунків мешканців, виробляти автоматичний імпорт інформації про субсидії, адресної допомоги, пільг, що істотно підвищило ефективність нашої роботи.

Наше багаторічне співробітництво з командою Linoza успішно триває. Це наш надійний партнер, до якого наша компанія постійно звертається. коли виникають певні питання, пов’язані з автоматизацією обліку. Обробка заявок та вирішення завдань завжди виконується оперативно та комплексно. Мені, як керівнику, подобається, що професіонали компанії Linoza завжди дуже уважні, забезпечують грамотний консалтинг своїм клієнтам, можуть підказати як краще оптимізувати процес та підвищити продуктивність роботи. Співпраця з Linoza – це завжди отримання множинних переваг!

photo Сергей Тихонов Основатель продуктовой торговой сети магазинов Аргос

Для нашої торгової мережі впевненість у надійності програмного забезпечення, що автоматизує всі бізнес-процеси, вкрай важлива, тому Linoza – наш надійний партнер вже багато років. Завдяки індивідуальним розробкам команди Linoza, а також оптимізації програмних платформ, точним алгоритмам, які враховують галузеві завдання, наші підрозділи діють системно та злагоджено, як єдине ціле.

Точність для моєї торговельної мережі – питання ефективності бізнесу. Я, як керівник, впевнений, що найменша одиниця товару не загубиться в ланцюжку продажів та буде врахована, а потім відображена у звіті. Коли ми звернулись до Linoza, мені стало значно легше приймати відповідальні рішення та планувати подальший стратегічний розвиток нашої мережі, адже я впевнений у розробникові, який уважно та оперативно супроводжує моє підприємство, вирішуючи виробничі та процесуальні завдання.

З програмістами Linoza гарантовані точність та порядок обліку на складах і в магазинах, а також у взаєморозрахунках із десятками постачальників, при підготовці податкових звітів та аналізі тисячі продажів.

Я вдячний професіоналам Linoza за якісну та оперативну роботу, яка завжди зроблена в термін. Важливо, що ймовірності випадків «виправлення вже виправленого» практично немає. Дякую Вам, хлопці!

photo Сергей Нужный Председатель правления МетаБанк

Метабанк – це 50 відділень, де обслуговуються понад 130 тис. клієнтів. Усі філії повинні працювати злагоджено, за логікою єдиного організму. На мені, як на керівникові, лежить величезна відповідальність. тому я чітко знав, що без досконально розробленого комплексу програмного забезпечення, що автоматизує виробничий процес, нам не обійтися, а створити його може тільки досвідчена IT компанія. Я довго аналізував пропозиції, і в результаті вибрав компанію Linoza. Наша співпраця підняла роботу нашої компанії на більш високий та ефективний рівень. Системний підхід та комплексний аналіз бізнес процесів підприємства, проектування, розробка та впровадження прикладних рішень який провели фахівці Linoza, значно підвищили ефективність роботи. Розроблене командою Linoza рішення повністю враховує специфіку обліку у банківській сфері та дозволяє вести точний розрахунок заробітної плати та кадровий облік.

Запитуйте
саме зараз!

Ми з радістю
відповімо на питання
і вислухаємо пропозиції.