Як Ви, напевно, вже встигли помітити, наприкінці квітня поточного року найпотужніший постачальник послуг у галузі електронної пошти Google зробив цінний подарунок своїм користувачам — оновив інтерфейс, поліпшив дизайн і створив нові функції у своєму додатку Gmail. Ця подія стала однією з найбільш знаменних в світовій спільноті ІТ–технологій цього року і про неї вже написана не одна сотня статей. Ми ж, у свою чергу, в честь такого «свята» вирішили поміркувати на тему актуальності електронної пошти, як такої: для розвитку світових бізнес індустрій, у розрізі використання її як корпоративного засобу комунікації в компаніях.
Філ Симон (Phil Simon) — відомий американський спікер, професор і автор бестселлера на тему управління бізнесом (найбільш відомі «Повідомлення не отримано», «Занадто важливо, щоб ігнорувати», «Візуальна організація» та ін.). В одному зі своїх інтерв’ю для популярного британського онлайн журналу Tech.co він сказав:
“Я не проти електронної пошти, я проти неефективності. Електронна пошта ніколи не була призначена для спільної роботи. Керувати проектом або списком справ через електронну пошту? Це божевільно.”
Ті компанії, які все ще залишаються вірними електронній пошті, виділяють для неї відразу три важливі функції всередині компанії:
-
Внутрішня комунікація: постановка завдань, контроль їхнього виконання, обговорення актуальних робочих питань та інші.1
-
Зберігання документів: систематизація бесід з того чи іншого питання і зберігання їх протягом необхідного часу в електронних архівах пошти.2
-
Зовнішнє спілкування: листування із замовниками чи виконавцями, відправка комерційних пропозицій, обговорення поточних питань з контрагентами та інші.3
У кожному з вищеописаних сегментів є свої незручності, а також безліч потенційних загроз щодо витоку інформації. Давайте поговоримо про це докладніше
Мінуси корпоративної електронної пошти для внутрішньої комунікації
Електронна пошта була створена понад 40 років тому зовсім не для того, щоб нею користувалася група людей. Спочатку, вона була призначена для обміну повідомленнями між двома людьми на різних комп’ютерах. Сьогодні функціонал електронної поштової скриньки все так само не передбачає командну роботу або обговорення будь–яких робочих питань в групах більше, ніж дві особи.
Керівники багатьох компаній вважають за краще ігнорувати обмежені можливості пошти та стикаються із такими проблемами:
-
Відсутність упорядкованості в ланцюжках повідомлень у процесі обговорення окремого завдання проекту.
-
Неможливість контролювати етапи виконання завдань та своєчасно реагувати на складності, що виникають.
-
Відсутність можливості організувати ефективну командну роботу та залучити до брейн–штормів фахівців із аутсорсингових компаній.
-
Ймовірність помилкової відправки повідомлення з інформацією, що не стосується теми обговорення, наприклад, особистого характеру.
“Всесвітня нафто–сервісна компанія Integrated Subsea Services Ltd зі штаб–квартирою в Шотландії, зовсім недавно стала центром Twitter–скандалу у зв’язку з оприлюдненою інформацією про особисте життя секретаря з одним із співробітників компанії. Мелані Андерсон написала службове повідомлення поверх свого листування з коханцем Еріком Кенісом і відправила його одночасно всім 89–ти співробітникам. Листування містило обговорення їхнього сексуального життя, і зовсім скоро з’явилася у твіти відомої соціальної мережі. Загалом, потім трапилося дуже багато шуму, а за підсумком, парочці довелося звільнитися, щоб піти від постійних пересудів.“