Проблеми використання електронної пошти в корпоративному управлінні

Мінуси корпоративної електронної пошти для внутрішньої комунікації

Електронну пошту було створено понад 40 років тому зовсім не для того, щоб нею користувалася група людей. Спочатку вона була призначена для обміну повідомленнями між двома людьми на різних комп’ютерах. Сьогодні функціонал електронної скриньки так само не передбачає командну роботу чи обговорення робочих питань у групах із більш ніж двох людей.

Керівники багатьох компаній воліють ігнорувати обмежені можливості пошти й стикаються з такими проблемами:

• Відсутність упорядкованості в ланцюжках повідомлень у процесі обговорення окремого завдання проєкту;

• Неможливість контролювати етапи виконання завдань і вчасно реагувати на складнощі, що з’являються;

• Відсутність можливості організувати ефективну командну роботу та залучити до брейнштормів фахівців з аутсорсингових компаній.

• Ймовірність помилкового надсилання повідомлення з інформацією, що не стосується теми обговорення, наприклад особистого характеру.

“Всесвітня нафтосервісна компанія Integrated Subsea Services Ltd зі штаб-квартирою у Шотландії зовсім нещодавно опинилася в центрі Twitter-скандалу через оприлюднену інформацію про особисте життя секретарки з одним із працівників компанії. Мелані Андерсон написала службове повідомлення поверх свого листування з коханцем Еріком Кенісом і відправила його одночасно всім 89 співробітникам. Переписка містила обговорення їхнього сексуального життя й дуже швидко з’явилася у твітах відомої соціальної мережі. Загалом, потім здійнявся дуже великий галас, а в підсумку парі довелося звільнитися, щоб уникнути постійних пересудів.“

Мінуси корпоративної електронної пошти для зберігання документів

Багато аспектів бізнесу вимагають довгострокового зберігання документів для їх подальшого використання у можливих спірних питаннях і навіть участі в судових розглядах. У багатьох країнах уже з’явилися законодавчі акти про те, що в разі форс-мажорних ситуацій може бути здійснено вилучення електронної інформації, і якщо документи не будуть збережені, застосовуватимуться жорсткі фінансові санкції.

Якими бувають повідомлення за необхідними строками зберігання?

• Повідомлення з короткими строками зберігання – ті, що не мають цінності «на завтра», тобто технічне листування, яке слід видалити наприкінці робочого дня, максимум наприкінці робочого тижня.

• Повідомлення із середніми строками зберігання – ті, що мають вагому ділову цінність і повинні зберігатися в базі електронної пошти до 3–7 років.

• Повідомлення з тривалим строком зберігання – це листи з дуже важливою інформацією, точними цифрами розрахунків або прикріпленими договорами, іншими важливими документами. Такі повідомлення рекомендується зберігати понад 7 років.

Градацію за типом зберігання здійснюють безпосередньо керівники кожного з підрозділів. Цій інформації необхідно навчити кожного співробітника й надати чіткі інструкції щодо правил видалення тих чи інших листів.

Як бачите, система є досить недосконалою у своєму виконанні, тому тягне за собою низку серйозних проблем:

• Наявність людського фактора – якщо співробітник виконав інструкції щодо видалення листів не зовсім коректно, помилка матиме згубні наслідки для всієї компанії;

• Величезні обсяги інформації – їх потрібно «складати» в базі електронної пошти, а її обсяги зовсім не безмежні.

"Бізнес-консультант зі світовим ім’ям, віцепрезидент Zasio Enterprises Inc і автор гучної книги «Управління інформацією та документацією: інформаційні системи на основі документів» Девід Стівенс (David O. Stephens) якось виступав із доповіддю «Десять основних питань, що сьогодні спонукають до розвитку в управлінні документами» в нью-йоркському відділенні асоціації ARMA International. Тоді він окреслив проблему так: «Деякі співробітники просто не будуть виявляти та видаляти повідомлення, що мають тимчасове значення, а окремі працівники, які надсилають і отримують повідомлення, що підлягають тривалому або постійному зберіганню, не стануть систематично їх ідентифікувати й виводити зі середовища обміну повідомленнями»."