Проблемы использования электронной почты в корпоративном управлении

Как Вы наверняка уже успели заметить, в конце апреля текущего года самый мощный поставщик услуг в области электронной почты Google сделал ценный подарок своим пользователям – обновил интерфейс, улучшил дизайн и создал новые функции в своем приложении Gmail. Это событие стало одним из наиболее знаменательных в мировом сообществе ИТ-технологий этого года и о нем уже написана не одна сотня статей. Мы же, в свою очередь, в честь такого «праздника» решили порассуждать на тему актуальности электронной почты, как таковой: для развития мировых бизнес индустрий, в разрезе использования ее как корпоративного средства коммуникации в компаниях.

Фил Симон (Phil Simon) – известный американский спикер, профессор и автор бестселлеров на тему управления бизнесом (наиболее известные «Сообщение не получено», «Слишком важно, чтобы игнорировать», «Визуальная организация» и др.). В одном из своих интервью для популярного британского онлайн журнала Tech.co он сказал:

«Я не против электронной почты, я против неэффективности. Электронная почта никогда не была предназначена для совместной работы. Управлять проектом или списком дел по электронной почте? Это безумно.»

Те компании, которые все еще остаются верными электронной почте, выделяют для нее сразу три важные функции внутри компании:

  • 1
    Внутренняя коммуникация: постановка задач, контроль их выполнения, обсуждение актуальных рабочих вопросов и прочие.
  • 2
    Хранение документов: систематизация цепочек писем по тому или иному вопросу и хранение их в течение необходимого времени в электронных архивах почты.
  • 3
    Внешнее общение: переписка с заказчиками или исполнителями, отправка коммерческих предложений, обсуждение текущих вопросов с контрагентами и прочие.

В каждом из вышеописанных сегментов есть свои неудобства, а также множество потенциальных угроз по утечке информации. Давайте поговорим об этом детальнее.

Минусы корпоративной электронной почты для внутренней коммуникации

Электронная почта была создана более 40 лет назад совсем не для того, чтобы ею пользовалась группа людей. Изначально, она была предназначена для обмена сообщениями между двумя людьми на разных компьютерах. Сегодня функционал электронного почтового ящика все так же не предполагает командную работу или обсуждение каких-либо рабочих вопросов в группах более 2 человек.

Руководители многих компаний предпочитают игнорировать ограниченные возможности почты и сталкиваются со следующими проблемами:

  • Отсутствие упорядоченности в цепочках сообщений в процессе обсуждения отдельной задачи проекта;

  • Невозможность контролировать этапы выполнения задач и своевременно реагировать на появляющиеся сложности;

  • Отсутствие возможности организовать эффективную командную работу и привлечь к брейн-штормам специалистов с аутсорсинговых компаний.

  • Вероятность ошибочной отправки сообщения с информацией, не касающейся темы обсуждения, например, личного характера.

“Всемирная нефте-сервисная компания Integrated Subsea Services Ltd со штаб-квартирой в Шотландии, совсем недавно стала центром Twitter-скандала в связи с обнародованной информацией о личной жизни секретаря с одним из сотрудников компании. Мелани Андерсон написала служебное сообщение поверх своей переписки с любовником Эриком Кенисом и отправила его одновременно всем 89-ти сотрудникам. Переписка содержала обсуждение их сексуальной жизни и совсем скоро появилась в твиттах известной социальной сети. В общем, потом случилось очень много шума, а по итогу, парочке пришлось уволиться, дабы уйти от постоянных пересудов.“

Минусы корпоративной электронной почты для хранения документов

Многие аспекты бизнеса требуют долгосрочного хранения документов для дальнейшего их использования в возможных спорных вопросах и даже участия в судебных разбирательствах. Во многих странах уже появились законодательные акты о том, что, в случае форс-мажорных ситуаций, может быть осуществлена выемка электронной информации, и, если документы не будут сохранены, будут применены жесткие финансовые санкции.

Какие бывают сообщения по необходимым срокам хранения?

  • Сообщения с короткими сроками хранения – те, которые не имеют завтрашней ценности, то есть, техническая переписка, которая должна быть удалена в конце рабочего дня, максимум на финишной прямой рабочей недели.

  • Сообщения со средними сроками хранения – те, которые имеют весомую деловую ценность и должны храниться в базе электронной почты до 3-7 лет.

  • Сообщения с длительным сроком хранения – это письма с очень важной информацией, точными цифрами расчетов или прикрепленными договорами, другими важными документами. Такие сообщения рекомендуется хранить более 7 лет.

Градация по типу хранения производится лично руководителями каждого из подразделений. Этой информации необходимо обучить каждого из сотрудников и дать точные инструкции по правилам удаления тех или иных писем.

Как видите, система достаточно несовершенна в своем исполнении, поэтому влечет за собой ряд серьезных проблем:

  • Наличие человеческого фактора – если сотрудник выполнил инструкции по удалению писем не совсем корректно, то ошибка будет иметь пагубные последствия для всей компании;

  • Огромные объемы информации – их нужно «складировать» в базе электронной почты, а ее объемы совсем не бесконечные.

"Бизнес-консультант с мировым именем, вице-президент Zasio Enterprises Inc и автор нашумевшей книги «Управление информацией и документацией: информационные системы на основе документов», Дэвид Стефенс (David O. Stephens) выступал как-то с докладом «Десять основных вопросов, побуждающих сегодня развиваться в управлении документами» в Нью-Йоркском отделении ассоциации ARMA International. Тогда он озвучил проблему так: «Некоторые сотрудники просто не будут выявлять и удалять сообщения, имеющие преходящее значение, а отдельные работники, отправляющие и получающие сообщения, которые подлежат длительному или постоянному хранению, не станут систематически идентифицировать и выводить их из среды обмена сообщениями»."

Минусы корпоративной электронной почты для внешнего общения

Главной проблемой в этом секторе можно назвать утечку информации. Все данные, хранящиеся на серверах электронной почты, предназначены исключительно для внутреннего использования, но очень часто информация просачивается наружу и влечет за собой большие неприятности для компании и немалые финансовые потери для собственников.

Как это происходит?

  • Намеренно кем-то из сотрудников – когда кто-то из тех, у кого есть доступ к внутренней информации, специально ее отправляет на внешние электронные адреса с целью кражи данных.

  • Нечаянно кем-то из сотрудников – когда конфиденциальная информация уходит во внешний мир из-за ошибочной отправки письма на некорректный адрес.

  • Вследствие хакерских атак – когда один человек или группа людей производят взлом базы электронной почты компании с целью разбалансировки ее работы.

"В сентябре 2017 года онлайн журнал The Guardian опубликовал на своих страницах шокирующую новость о том, что одна из самых масштабных финансово-бухгалтерских компаний в мире, лондонская Delloite, в течение двух месяцев подвергалась кибератакам со стороны неизвестной группы лиц. Они взломали корпоративную электронную почту и перехватили более 240 000 сообщений сотрудников. Расследования показали, что злоумышленники находятся в Штате Вирджиния (США), но больше о них пока ничего не удалось узнать."

Помимо опасности утраты конфиденциальных данных, существует еще одна, не менее важная, проблема в области использования электронной почты для внешней коммуникации — вирусы. Это вредоносное, очень быстро «размножающееся», программное обеспечение, главной функцией которого является нарушение работы компьютерных систем. Они попадают во внутреннее электронное пространство в виде прикрепленного приложения к отправленному через электронную почту письму. После того, как один из сотрудников получил и открыл такой файл у себя на компьютере, происходят сбои во всей электронной системе компании. Подобные ситуации обычно стоят для собственников немалых денег, а потерянная информация может и вообще не подлежать восстановлению.

Пик популярности электронной почты пришелся на 2008 год. По крайней мере, так написал известный нью-йоркский онлайн журнал Fast Company в одной из своих статей. Здесь же опубликованы прогнозы о том, что электронная почта прекратит свое существования в личных целях пользователей к 2044 году, а некоторые представители корпоративного сектора продолжат его использовать еще максимум 5-7 лет, не более. Главные тому причины – неэффективность использования и отсутствие необходимой степени конфиденциальности.

Стоит ли игра свечей? Это решение, безусловно, принимаете лично Вы — для своих сотрудников и своей компании. Но помните: чем более эффективной будет Ваша система коммуникации в компании, тем более продуктивным станет рабочий процесс! Используя Linoza Task Manager и Linoza Knowledge Base вы перейдете на новый уровень качества управления коммуникациями, хранения корпоративной информации и обучения персонала.

Источники информации:

  1. https://www.theguardian.com/business/2017/sep/25/deloitte–hit–by–cyber–attack–revealing–clients–secret–emails
  2. https://tech.co/phil–simon–message–not–received–2015–04
  3. http://www.dailymail.co.uk/news/article–2268313/Embarrassed–receptionist–fiance–resign–accidentally–sent–email–discussing–sex–life–entire–office.html
  4. https://www.fastcompany.com/1661288/open–thread–end–email
  5. https://trove.nla.gov.au/work/30946025?selectedversion=NBD11143493
  6. https://m.habr.com/ru/news/t/494414

Что говорят наши пользователи

photo Дмитрий Прыймак Data Group, Аналитик компьютерных систем

Проект заключался в переносе  исторических данных за 15 лет и оптимизации инвентарной системы. Перед нами стояла достаточно нестандартная задача и на рынке найти надежного исполнителя было нелегко.

По рекомендации наших партнеров решили обратиться в компанию Linoza, представители которой детально изучили вопрос и приняли решение о старте работы над проектом. Проект длился почти 11 месяцев и на данный момент успешно внедрен. Стоит отметить, что профессиональный и клиенториентированный подход со стороны Linoza способствовал слаженной работе, не смотря на то, что по ходу возникали непредвиденные ситуации.

Оптимизация процессов во время проектов позволила нашей компании поднять на поверхность узкие места в операционной работе и дала возможность их устранить. Могу отметить, что теперь работа для сотрудников и партнеров компании будет намного прозрачнее за счет удобного доступа к информации. Эффективность выполнения некоторых операций выросла в разы, что влияет на качество и дает дополнительный резерв рабочего времени.

Смело могу рекомендовать Linoza как надежного партнера и надеюсь на успешную реализацию совместных проектов в будущем!

photo Антон Архипенко CEO – #beiqtoday

Наша компания – производитель энергосберегающих оконных систем. Чтобы расширить канал сбыта и более масштабно решать вопросы энергоэффективности по всей Украине, нам необходимо было современное IT решение, которое сводило бы к минимуму временные затраты на оформление всех этапов сделки. Комплексное программное обеспечение должно было позволить нашим клиентам фактически за один визит к дилеру подобрать оконную систему, получить кредит и начать процесс компенсации по программе IQ Energy.

Команда Linoza оказала нам консалтинговые услуги в построении такой бизнес-модели, реализовала её процессуальную часть на практике, что ускорило организацию канала продаж. Конкретно под наши задачи было создано программное обеспечение с интуитивно понятным интерфейсом. Автоматизация процесса, которую осуществили разработчики компании Linoza, дала нам отлаженный механизм для выхода на новый уровень в обслуживании клиентов. Кроме этого, снизились временные затраты, а, благодаря авторским решениям Linoza Task Tracker и Linoza CRM, стало возможным четкое вертикальное и горизонтальное управление внутри дилерской сети.

В короткие сроки мы получили готовый эксклюзивный программный продукт, который помогает нам качественно проводить сделки и обслуживать клиентов, а также позволяет слаженно коммуницировать между собой всем участникам сделки, подразделениям компании, значительному числу дилеров по всей Украине. При этом решение работает на всех девайсах, где есть браузер.

Работает команда Linoza быстро, качественно, творчески, глубоко вникая в процесс. Благодаря консалтингу и программному обеспечению, которое разработала для нас Linoza, мы получили существенное конкурентное преимущество, вывели на рынок абсолютно новый продукт на рынке энергосберегающих технологий. Наше успешное сотрудничество продолжается и сегодня.

photo Павел Тодоришин Руководитель группы внедрения компании Медлайф

Я, как руководитель проекта от компании заказчика знаю, что повысить уровень медицинских услуг и выйти на рынок с новаторскими изменениями сложно, если начать делать ошибки вначале пути. Учитывая нашу специфику, цена за погрешности вообще высока — это здоровье и жизнь пациентов. Было сразу понятно, что оказывать максимально качественные услуги и вести точный учет без разработки индивидуального комплекса адаптированных типовых решений автоматизации нам точно не обойтись. И здесь крайне важно не ошибиться с выбором партнера-разработчика: все автоматизированные системы должны действовать как единый информационный организм, где исключена возможность появления ошибок. Время и ресурсы должны быть оптимально использованы и направлены только на потребности клиента, что, соответственно, прямо пропорционально способствует увеличению прибыли компании.

Решить эти важные задачи и повысить эффективность работы лаборатории, а также гарантировать точность исследований нам помог комплексный подход компании Linoza. Нам предложили необходимое программное обеспечение, а также грамотный консалтинг, позволивший оптимизировать все ресурсы компании.

Мы получили надежную комплексную информационную систему с точными регламентами управления процессами в лаборатории, с грамотно разработанной архитектурой и комплексным сопровождением опытных специалистов Linoza. Я очень доволен сотрудничеством и уже значительно ощутил позитивные результаты от внедрения проекта компании Linoza.

Наше сотрудничество с Linoza плодотворно и успешно. Это настоящий партнер, команда квалифицированных специалистов, компетентно и оперативно решающих задачи любой сложности. Для команды Linoza нет ничего невозможного!

photo Виктория Нужная Основатель компании Бухгалтер Онлайн

Наша компания предоставляет бухгалтерские услуги для ОСМД и ЖСК в г. Киеве и г. Запорожье. Комплексное ведение бухгалтерского учета и анализа финансово — хозяйственной деятельности в данной сфере невозможно вести без программного обеспечения, учитывающего нюансы и специфику. Ведь должны приниматься к сведению не только изменения в законодательстве Украины, но и стандарты в предоставлении льгот и субсидий, которые в разных городах имеют свои отличительные особенности.

Компания Linoza провела глубокий системный анализ и доработала существующее программное решение, объединив его с другими в единую информационную автоматизированную систему. Это позволило нам ускорить качественную работу по обслуживанию домов, формировать и предоставлять все виды отчетности, проводить обязательные платежи в бюджет, вести учет денежных средств, аналитический учет лицевых счетов жильцов, производить автоматический импорт информации по субсидиям, адресной помощи, льготам, что существенно повысило эффективность нашей работы.

Наше многолетнее сотрудничество с командой Linoza успешно продолжается. Это наш надежный партнер, к которому наша компания постоянно обращается по возникающим вопросам, связанных с автоматизацией учета. Обработка заявок и решение поставленных задач всегда оперативно и комплексно. Мне, как руководителю, нравится, что профессионалы компании Linoza всегда очень внимательны, обеспечивают грамотный консалтинг своим клиентам, могут подсказать как лучше оптимизировать процесс и повысить продуктивность работы. Работать с Linoza — это всегда получение множественных преимуществ!

photo Сергей Тихонов Основатель продуктовой торговой сети магазинов Аргос

Для нашей торговой сети уверенность в надежности программного обеспечения, автоматизирующего все бизнес-процессы, крайне важна, поэтому Linoza — наш надежный партнер уже много лет. Благодаря индивидуальным разработкам команды Linoza, а также оптимизации программных платформ, точным алгоритмам, учитывающим отраслевые задачи, наши подразделения действуют системно и слаженно, как одно целое.

Точность для моей торговой сети — вопрос эффективности бизнеса. Я, как руководитель, уверен, что малейшая единица товара не потеряется в цепочке продаж и будет учтена, а затем отражена в отчете. Обратившись к Linoza, мне стало значительно легче принимать ответственные решения и планировать дальнейшую стратегию развития нашей сети, ведь я уверен в разработчике, который внимательно и оперативно сопровождает мое предприятие, решая возникающие задачи.

С программистами Linoza гарантированы точность и порядок учета на складах и в магазинах, а также во взаиморасчетах с десятками поставщиков, при подготовке налоговых отчетов и анализе тысячи продаж.

Я благодарен профессионалам Linoza за качественную и оперативную работу, которая всегда сделана в срок, и вероятности случаев «исправления уже исправленного» практически нет. Спасибо Вам ребята!

photo Сергей Нужный Председатель правления МетаБанк

Метабанк — это 50 отделений, где обслуживаются более 130 тыс. клиентов. Все филиалы должны работать слаженно, в логике единого организма. На мне, как руководителе — огромная ответственность и я четко знал, что без грамотно разработанного комплекса программного обеспечения, автоматизирующего производственный процесс, нам не обойтись, а создать его может только опытная IT компания. Я долго анализировал предложения и в итоге выбрал компанию Linoza. Наше сотрудничество подняло работу нашей компании на более высокий и эффективный уровень. Системный подход и комплексный бизнес анализ процессов предприятия, проектирование, разработка и внедрение прикладных решений который провели специалисты Linoza значительно повысило эффективность работы. Разработанное командой Linoza решение полностью учитывает специфику учета в банковской сфере и позволяет вести точный расчет заработной платы и кадровый учет.

Логика разработанного специалистами Linoza программного комплекса позволила нам проводить обмен данных с другими банковскими системами учета, что оптимизировало продуктивность процессов. Полученные решения протестированы, проведена настройка рабочих мест, также было проведено обучение ответственных за работу с системой сотрудников банка, организовано консультационное и гарантийное обслуживание. Все работы выполнены в срок, мы очень довольны! Сотрудничество с Linoza — это правильный выбор и значительная экономия ресурсов бизнеса!

Спрашивайте
прямо сейчас!

Мы с радостью
ответим на вопросы и
выслушаем предложения.