Проблемы использования электронной почты в корпоративном управлении

Вадим Грищуков, 16 августа 2019.

Как Вы наверняка уже успели заметить, в конце апреля текущего года самый мощный поставщик услуг в области электронной почты Google сделал ценный подарок своим пользователям – обновил интерфейс, улучшил дизайн и создал новые функции в своем приложении Gmail. Это событие стало одним из наиболее знаменательных в мировом сообществе ИТ-технологий этого года и о нем уже написана не одна сотня статей. Мы же, в свою очередь, в честь такого «праздника» решили порассуждать на тему актуальности электронной почты, как таковой: для развития мировых бизнес индустрий, в разрезе использования ее как корпоративного средства коммуникации в компаниях.

Фил Симон (Phil Simon) – известный американский спикер, профессор и автор бестселлеров на тему управления бизнесом (наиболее известные «Сообщение не получено», «Слишком важно, чтобы игнорировать», «Визуальная организация» и др.). В одном из своих интервью для популярного британского онлайн журнала Tech.co он сказал:

«Я не против электронной почты, я против неэффективности. Электронная почта никогда не была предназначена для совместной работы. Управлять проектом или списком дел по электронной почте? Это безумно.»

Те компании, которые все еще остаются верными электронной почте, выделяют для нее сразу три важные функции внутри компании:

  1. Внутренняя коммуникация: постановка задач, контроль их выполнения, обсуждение актуальных рабочих вопросов и прочие.
  2. Хранение документов: систематизация цепочек писем по тому или иному вопросу и хранение их в течение необходимого времени в электронных архивах почты.
  3. Внешнее общение: переписка с заказчиками или исполнителями, отправка коммерческих предложений, обсуждение текущих вопросов с контрагентами и прочие.

В каждом из вышеописанных сегментов есть свои неудобства, а также множество потенциальных угроз по утечке информации. Давайте поговорим об этом детальнее.


Минусы корпоративной электронной почты для внутренней коммуникации

 Электронная почта была создана более 40 лет назад совсем не для того, чтобы ею пользовалась группа людей. Изначально, она была предназначена для обмена сообщениями между двумя людьми на разных компьютерах. Сегодня функционал электронного почтового ящика все так же не предполагает командную работу или обсуждение каких-либо рабочих вопросов в группах более 2 человек. 

Руководители многих компаний предпочитают игнорировать ограниченные возможности почты и сталкиваются со следующими проблемами:

  • Отсутствие упорядоченности в цепочках сообщений в процессе обсуждения отдельной задачи проекта;
  • Невозможность контролировать этапы выполнения задач и своевременно реагировать на появляющиеся сложности;
  • Отсутствие возможности организовать эффективную командную работу и привлечь к брейн-штормам специалистов с аутсорсинговых компаний.
  • Вероятность ошибочной отправки сообщения с информацией, не касающейся темы обсуждения, например, личного характера.

Всемирная нефте-сервисная компания Integrated Subsea Services Ltd со штаб-квартирой в Шотландии, совсем недавно стала центром Twitter-скандала в связи с обнародованной информацией о личной жизни секретаря с одним из сотрудников компании. Мелани Андерсон написала служебное сообщение поверх своей переписки с любовником Эриком Кенисом и отправила его одновременно всем 89-ти сотрудникам. Переписка содержала обсуждение их сексуальной жизни и совсем скоро появилась в твиттах известной социальной сети. В общем, потом случилось очень много шума, а по итогу, парочке пришлось уволиться, дабы уйти от постоянных пересудов.


Минусы корпоративной электронной почты для хранения документов

Многие аспекты бизнеса требуют долгосрочного хранения документов для дальнейшего их использования в возможных спорных вопросах и даже участия в судебных разбирательствах. Во многих странах уже появились законодательные акты о том, что, в случае форс-мажорных ситуаций, может быть осуществлена выемка электронной информации, и, если документы не будут сохранены, будут применены жесткие финансовые санкции.

Какие бывают сообщения по необходимым срокам хранения?

  • Сообщения с короткими сроками хранения – те, которые не имеют завтрашней ценности, то есть, техническая переписка, которая должна быть удалена в конце рабочего дня, максимум на финишной прямой рабочей недели.
  • Сообщения со средними сроками хранения – те, которые имеют весомую деловую ценность и должны храниться в базе электронной почты до 3-7 лет.
  • Сообщения с длительным сроком хранения – это письма с очень важной информацией, точными цифрами расчетов или прикрепленными договорами, другими важными документами. Такие сообщения рекомендуется хранить более 7 лет.

Градация по типу хранения производится лично руководителями каждого из подразделений. Этой информации необходимо обучить каждого из сотрудников и дать точные инструкции по правилам удаления тех или иных писем.

Как видите, система достаточно несовершенна в своем исполнении, поэтому влечет за собой ряд серьезных проблем:

  • Наличие человеческого фактора – если сотрудник выполнил инструкции по удалению писем не совсем корректно, то ошибка будет иметь пагубные последствия для всей компании;
  • Огромные объемы информации – их нужно «складировать» в базе электронной почты, а ее объемы совсем не бесконечные.

Бизнес-консультант с мировым именем, вице-президент Zasio Enterprises Inc и автор нашумевшей книги «Управление информацией и документацией: информационные системы на основе документов», Дэвид Стефенс (David O. Stephens) выступал как-то с докладом «Десять основных вопросов, побуждающих сегодня развиваться в управлении документами» в Нью-Йоркском отделении ассоциации ARMA International. Тогда он озвучил проблему так: «Некоторые сотрудники просто не будут выявлять и удалять сообщения, имеющие преходящее значение, а отдельные работники, отправляющие и получающие сообщения, которые подлежат длительному или постоянному хранению, не станут систематически идентифицировать и выводить их из среды обмена сообщениями».


Минусы корпоративной электронной почты для внешнего общения

Главной проблемой в этом секторе можно назвать утечку информации. Все данные, хранящиеся на серверах электронной почты, предназначены исключительно для внутреннего использования, но очень часто информация просачивается наружу и влечет за собой большие неприятности для компании и немалые финансовые потери для собственников.

Как это происходит?

  • Намеренно кем-то из сотрудников – когда кто-то из тех, у кого есть доступ к внутренней информации, специально ее отправляет на внешние электронные адреса с целью кражи данных.
  • Нечаянно кем-то из сотрудников – когда конфиденциальная информация уходит во внешний мир из-за ошибочной отправки письма на некорректный адрес.
  • Вследствие хакерских атак – когда один человек или группа людей производят взлом базы электронной почты компании с целью разбалансировки ее работы.

В сентябре 2017 года онлайн журнал The Guardian опубликовал на своих страницах шокирующую новость о том, что одна из самых масштабных финансово-бухгалтерских компаний в мире, лондонская Delloite, в течение двух месяцев подвергалась кибератакам со стороны неизвестной группы лиц. Они взломали корпоративную электронную почту и перехватили более 240 000 сообщений сотрудников. Расследования показали, что злоумышленники находятся в Штате Вирджиния (США), но больше о них пока ничего не удалось узнать.

Помимо опасности утраты конфиденциальных данных, существует еще одна, не менее важная, проблема в области использования электронной почты для внешней коммуникации — вирусы. Это вредоносное, очень быстро «размножающееся», программное обеспечение, главной функцией которого является нарушение работы компьютерных систем. Они попадают во внутреннее электронное пространство в виде прикрепленного приложения к отправленному через электронную почту письму. После того, как один из сотрудников получил и открыл такой файл у себя на компьютере, происходят сбои во всей электронной системе компании. Подобные ситуации обычно стоят для собственников немалых денег, а потерянная информация может и вообще не подлежать восстановлению.

Пик популярности электронной почты пришелся на 2008 год. По крайней мере, так написал известный нью-йоркский онлайн журнал Fast Company в одной из своих статей. Здесь же опубликованы прогнозы о том, что электронная почта прекратит свое существования в личных целях пользователей к 2044 году, а некоторые представители корпоративного сектора продолжат его использовать еще максимум 5-7 лет, не более. Главные тому причины – неэффективность использования и отсутствие необходимой степени конфиденциальности.

Стоит ли игра свечей? Это решение, безусловно, принимаете лично Вы — для своих сотрудников и своей компании. Но помните: чем более эффективной будет Ваша система коммуникации в компании, тем более продуктивным станет рабочий процесс! Используя Linoza Task Tracker и Linoza Knowledge Base вы перейдете на новый уровень качества управления коммуникациями, хранения корпоративной информации и обучения персонала.

Источники информации:

  1. https://www.theguardian.com/business/2017/sep/25/deloitte-hit-by-cyber-attack-revealing-clients-secret-emails
  2. https://ecm-journal.ru/post/Problemy-upravlenija-ehlektronnojj-pochtojj-v-delovojj-dejatelnosti-organizacii.aspx
  3. https://tech.co/phil-simon-message-not-received-2015-04
  4. http://www.dailymail.co.uk/news/article-2268313/Embarrassed-receptionist-fiance-resign-accidentally-sent-email-discussing-sex-life-entire-office.html
  5. https://www.fastcompany.com/1661288/open-thread-end-email
  6. https://trove.nla.gov.au/work/30946025?selectedversion=NBD11143493
Ваше сообщение успешно отправлено.